analisis foda

MANEJO Y USO DE CAJA CHICA
POLITICA
1.1AUDIENCIA
El contenido de esta norma está dirigido a:
Responsables de caja chicas y sus jefes, Usuarios de fondo de caja chica
NOTAS
Fondo fijo es una cantidad de dinero, susceptible de la reposición periódica que se mantiene en efectivo o depositado en una cuenta corriente bancaria abierta a nombre del responsable del fondo.

FORMATO
F-pl-cch-01vale de caja chica
F-PL-cch-02 formato de liquidación de caja chica

PROPOSITO

1.2.1Este reglamento establece los procedimientos por la creación, manejo, reposición, liquidación y control de fondos rotativos.

1.2.2Agexpront pone a disposición de sus colaboradores, un fondo que permita tener liquidez en forma inmediata para realizar gastos no mayores de 350.00 y así cubrir cualquiercontingencia originada dentro de las actividades de la entidad con excepción de viáticos papelería y útiles mobiliario y equipo.

1.2.3Todos los colaboradores de agexpront deberán estar familiarizados con la política y normativa de uso de caja chica. Todo gerente jefa y coordinador de la institución es responsable de velar por el cumplimiento en sus áreas de acción y corresponsable de los gastos quese realicen.



2: CREACION DE FONDO FIJO

2.1La creación del fondo fijo se solicitara a la Dirección de Servicios técnicos y Administración, quien enviara y autorizara la procedencia del mismo. Y determinara el monto a asignar, teniendo en cuenta el flujo de gastos de la unidad que lo solicita.


3: custodia y liquidación de fondos

3.1La persona responsable del manejo del fondo fijodeberá mantener el fondo de caja chica en efectivo

3.2La reposición del fondo deberá ser solicitada en el momento que se haya gastado un máximo del 50 por ciento del monto asignado, adjuntando la liquidación y comprobantes respectivos y por lo menos una vez al mes, en el formato f-pl-fin-02.

3.3De forma periódica se realizarán arqueos de los fondos de caja chica para constatar el manejo dela misma.

4: Uso del fondo fijo

4.1Los gastos que se ejecutan con fondos de caja chica deberán estar debidamente presupuestados.

4.2La autorización de gastos con fondos de caja chica, corresponde a los jefes de áreas y coordinadores de comisiones.

4.3La asignación de la cuenta de presupuestos (código contable) y la fuente de financiamiento es responsabilidad de cada departamento.4.4No está permitido que fraccionen las compras (pedir a un mecanismo proveedor dos o más facturas por valores menores a 350 para una misma compra para poder pagar el gasto por medio de caja chica)

4.5La factura que comprueba el gasto realizado debe de estar firmada por jefe de área razonada y codificada de acuerdo al presupuesto autorizado (número de cuenta y centro de costo).

4.6Los fondosde caja gastos mea chica no se utilizaran para realizar pagos a proveedores con los que agexpront tiene crédito autorizado se debe hacer la consulta previamente en contabilidad.

4.7Todos los gastos de caja chica deberán ser reembolsados durante el mes.

4.8Anticipo de Fondos por Medio de Vale de Caja Chica
Para que un colaborador de agexpront pueda 0obtener efectivo para realizar gastosmenores de las diferentes áreas debe:

4.8.1Solicitrar vale al encargado de caja chica, formato F-PL-CCH-01.el monto máximo a proporcionar es de 350.

4.8.2Tramitar la firma de autorización del jefe inmediato que solicita el efectivo.

4.8.3Entregar el vale de caja chica debidamente firmado por el jefe de área y la persona responsable del efectivo l encargado de caja chica.

4.8.4En término dedos días deberá procesar a liquidar dicho anticipo contra presentación de facturas contables.

4.9Reembolsos de Gastos

En el caso en que el colaborador pague con sus propios recursos los gastos realizados en su área, estos serán reembolsos posteriormente contra:

4.9.1Entrega de factura a nombre de Gremial de Exportadores.

4.8.2Deberán presentar al encargado de caja chica las facturas...