Analisis norma iso 15489-1 y 2

La Norma UNE-ISO 15489-1 y 2. Análisis y contenido / Aplicación de la norma
Joaquim Llansó Sanjuan Responsable del Archivo General de la Universidad Pública de Navarra Resumen Ponencia presentada en las Jornadas sobre Normalización en la Gestión de los Documentos en los Archivos celebradas en Sevilla entre los días 24 y 26 de septiembre de 2007. Aproximación a la norma ISO 15489 en la que seapuntan las implicaciones más importantes de su aparición, describiendo como se desarrolló el proceso de su elaboración y comentando aquellos aspectos que suscitaron mayores controversias entre las distintas tradiciones archivísticas. Se resaltan las aportaciones más interesantes de la norma a la gestión documental, como son la orientación a un entorno electrónico, la gestión de los riesgos yamenazas de la pérdida de información, o la gestión por procesos y su vinculación con las normas de calidad. Abstract Speech given at the Conferences on Standardization of Archival Document Management, held in Sevilla, 24-26 September 2007. It presents an approach to the ISO 15489 standard, where its more relevant consequences are highlighted, describing the developmental process and addressing the mostcontroversial aspects discussed by the different archival traditions. It emphasizes the standard’s most interesting contributions to document management, such as guidelines to an electronic setting, risk management and data loss prevention, as well as process management and its impact in quality standards. Palabras clave: archivística Tratamiento de archivos, Gestión electrónica de documentos,Gestión

Keywords: Archival processing, Electronic Recordkeeping, Archives management

1. Introducción
A lo largo de este artículo abordaremos las características generales de la norma UNE-ISO 15489, su proceso de elaboración, algunas reflexiones sobre los aspectos más debatidos que plantea la norma, sus rasgos más sobresalientes y su relación con los sistemas de calidad. Una presentaciónsistemática del contenido de la norma sobrepasa el objetivo de este trabajo, que consiste en documentar por escrito los contenidos impartidos en una acción de formación. En todo caso, cabe remitirse al texto original de la norma (1), donde el lector interesado podrá encontrar plena información, entre otros aspectos remarcables, relativa a la política de gestión de documentos, las características de losdocumentos fidedignos, las características de un sistema de gestión de documentos, la metodología para su implantación y los procesos de gestión de documentos.

2. La Norma UNE-ISO 15489: presentación general
Es fundamental entender que esta norma tiene como objeto regular la organización del sistema de gestión documental llamado a respaldar la parte documental de las normas de calidad, ISO9001 y 14001 fundamentalmente (los denominados quality records). Sin embargo, no es una norma de certificación (Ll. Cermeno, J. Sardà), sino que procura unas directrices orientadas a que las organizaciones se doten de sistemas de gestión documental. Esta característica es determinante, porque la norma por sí misma surge como modelo internacional de gestión de documentos en un contexto dominado portradiciones nacionales muy distintas entre sí y difícilmente compatibles, en muchos casos. Como argumento, puede entenderse que la progresiva implantación de sistemas de gestión de documentos electrónicos invita al debate común y al logro de un consenso internacional en este sentido, y esta es la oportunidad que ISO observa para promover el trabajo de un Subcomité internacional de expertos quetrabajen en pos de ese objetivo. Para ISO, la adopción de la norma 15489 por parte de las autoridades en gestión de documentos y archivos de los diferentes países es un factor determinante. Sin embargo, pese a las declaraciones formales hechas por los diferentes países, la norma encuentra en su plasmación práctica el primer escollo a superar; la labor de difusión de la norma es fundamental. Hechas...