Analisis Norma Iso 30300 Y 15489

ANALISIS NORMA ISO 30300

Estas normas de buenas prácticas que se centran en los procesos y controles de gestión documental son la base de la operación del sistema de gestión establecidos en las ISO 30300. Desde el punto de vista práctico una organización que decida implantar un sistema de gestión ISO 30300 , tendrá a su disposición el resto de las normas e informes técnicos para orientar lapuesta en la operación de los procesos y controles documentales.
Según esta norma la gestión documental pasa a tenerse en cuenta en el funcionamiento orientado a la mejora continua de cualquier sistema organizacional.
La gestión de documentos, por tanto, adquirirá entidad propia; abandonará su
rol meramente operativo para pasar a jugar un rol estratégico. A partir de la
publicación de la ISO30300, cualquier sistema integrado de gestión debe tener en cuenta como factor primordial los siguientes factores:
• la calidad
• los factores medioambientales
• la seguridad de la información
• la prevención de riesgos laborales
• la gestión documental.

La norma ISO 30300 Management Systems for Records es un conjunto de
estándares desarrollados por la organización ISO (InternationalOrganizationfor
Standarization), a través del Subcomité SC11 Archives/Records Management
perteneciente, a su vez, al Comité 46 Information and Documentation.
Hasta ahora ya existían normas ISO del ámbito de la gestión documental como
las normas ISO 15489 de gestión de documentos o las normas 23081 de metadatos, pero la gran diferencia radica en el hecho que la norma 30300 es una norma de rangoManagement System Standard (MSS), según la terminología utilizada en ISO.
Una norma de rango Management SystemStandard (MSS), es aquella que
incide en los requisitos que debe cumplir cualquier sistema organizacional para
garantizar un funcionamiento orientado a la mejora continua. Hasta ahora había 3 conjuntos de estándares certificables: la ISO 9000 de calidad, la ISO 14000 de medioambiente, yla ISO 27000 de seguridad de la información.
Uno de los aspectos característicos de las normas de rango Management
SystemStandard (MSS) es que son certificables a través de una entidad certificadora.
Así pues, la norma ISO 30300 Management Systemsfor Records también deberá serlo.A día de hoy se está trabajando en la aprobación de las dos primeras normas que formarán parte del conjunto deestándares de la norma ISO 30300 Management Systemsfor Records: ISO 30300 Management systemsfor records – Fundamentals and vocabulary, e ISO 30301 Management systemsfor records – Requirements.





ANALISIS NORMA ISO 15489

La normalización de las políticas y los procedimientos de la gestión de documentos de archivo asegura la adecuada atención y protección de los mismos, y permite que laevidencia y la información que contienen puedan ser recuperadas de un modo más eficiente y más eficaz usando prácticas y procedimientos normalizados. Esta parte de la Norma ISO 15489 regula la gestión de documentos1 de las organizaciones que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes externos e internos.
la información suele presentarse en diferentes formas y soportes:
1.Información utilizada para el trabajo interno informal: borradores, estudios parciales, anotaciones, esquemas, resúmenes, organigramas, di¬rectorios, propuestas, catálogos comerciales, dossier de prensa y temático, fotografías de eventos o proyectos, mapas, planos y croquis, agendas, calendarios, paginas web, trabajos previos. (únicos y múltiples, fuera del procedimiento administrativo).
2. Informaciónbibliográfica: libros (en papel y electrónicos), publicacio¬nes periódicas y oficiales (en papel y electrónicas), científicas y técnicas (en papel y electrónicas), dossier periódico interno o boletín informativo interno (en papel y electrónicas), folletos, audiovisuales, páginas web.
3. Información administrativa, jurídica y contable: En general los Documentos considerados profesionalmente “de...