Analisis Y Diseños De Procedimeintos

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..' JOSÉ LUIS KRAMIS jOUBLANC, Licenciatura en ,~. A..~mi?is~raciól1 en, la .lJIAj,MaestroMIQepáttámento de ,', , 'AdlniniÚÍ"acion de la UIA en las materias de: Administración de la '~rodu'C~iónJ" y Ui T~~nicas Mo4el1léls, deAdmJnistr~~ión,l' ~ ,A-dml;riistraci6n SUperior; ReclÍrsos Humanos, Seminario' de ~ '''~Prg~iza~i¿nde EmpresaS,AuditoríaAdrriinistréltivéltSistetnélS Y, .•'.,",. ~'. "T Proc'e~Ú.n!efitós,Esprofesor Emérito de la vÍA. Ha~upado diversos" " ¡ ~argóseh empresas públicas y privadas como Asgeif!cion Me?CiEanél... ,. ~\:~e~ Il1á~t.rial!' , o",z
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e) En una empresa de gran magnitud normalmente se produce una solución combinada que, por un lado, coloca al departamento de sistemas yprocedimientos reportando a la máxima autoridad y además otras unidades de sistemas y procedimientos en cada una de las áreas. Como ejemplo podemos ver la figura 5. Se entiende que cada gerenciª equivale por su complejidad a una empresa chica o mediana. Las unidades de sistemas y procedimientos de cada gerencia aprovechan su especialización sobre el área específica en la cual se les encuadra yson coordinadas por otra unidad que reporta a la cabeza de la empresa.
2.4 RELACIONES CON OTROS DEPARTAMENTOS

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Sin importar el nivel a que se encuentre, el departamento de sistemas y procedimientos requerirá mantener contacto permanente con todas las áreas de toda la organización, para estar al tanto de las ~ecesidades de cada una de ellas paraeste tipo de estudios, conocer e informar el avance de los trabajos que estén en trámite y evaluar el resultado obtenido con los procedimientos ya implantados. Ya se comentó, al principio de este capítulo, que sistemas y procedimientos incluye además del estudio de los procedimientos manuales, otras funciones que son: informática (sistemas electrónicos para el procesamiento de datos),organización y auditoría administrativa. Sin embargo, en razón de lascaracterísticas de cada institución, se decide a menudo separar las funciones anotadas; entonces conviene tener presentes las siguientes ideas:

2.4.1 INFORMÁTICA - SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS A la primera función en varias empresas se le designa con el nombre de sistemas, lo cual puede prestarse a confundir las labores de ambos. El primerose enfoca al procesamiento electrónico de datos y a la operación de los sistemas de "información"; en cambio el segundo, como ya se planteó anteriormente, ve los sistemas administrativos. 29

28

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Con el enfoque de sistemas centrados en los de "información", encontramos que su entrada está constituida por los datos de distinta índole, generados en los sistemas administrativos; a su vez,éstos aprovechan el producto del sistema (listados o consulta a pantallas para su trabajo). Es obvia la íntima relación, de manera que sistemas y procedimientos considera a procesamiento buscando que la información (entrada del sistema) sea adecuada y, en lo posible, en el orden de uso. Por otra parte, procesamiento debe construir su salida con las necesidades (oportunidad, cantidad y calidad deinformación) de los sistemas administrativos. 2.4.2
ORGANIZACIÓN - SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

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en caso detener proyectos complicados y cada uno con varios analistas que coordinar.
2.5.2

JEFE DE PROYECTOS, sólo recomendable

e

varios

2.5.3 ANALISTA DE SISTEMAS YPROCEDIMIENTOS, encargado de obtener la información sobre los procedimientos en estudio, analizarla, desarrollar solucionespara los problemas encontrados, redactar políticas, implantar las soluciones aprobadas y vigilar su adecuado cumplimiento.
2.5.4 SECRETARIA

correspondencia departamento.

que mecanografíe las propuestas, tramite la interna del departamento y mantenga al día el archivo del

Por condiciones especiales de cada empresa, en determinadas ocasiones se decide separar las dos funciones arriba...