Analisis y racionalizacion de procesos

Análisis y Racionalización de Procesos
Metodología ARP®
jvilalta@vico.org
Rev. 3.3
Contexto
Toda organización está configurada por una estructura donde se desarrollan unos procesos orientados a cumplir un propósito. La complejidad de ciertas organizaciones hace que su dinámica interna sea poco transparente y esté dominada por una cierta inercia en el tiempo. Esto dificulta la revisión delcumplimiento de los objetivos de una organización y la hace poco adaptable a las exigencias cambiantes de su entorno. Es vital para asegurar su viabilidad realizar actuaciones orientadas a hacer más visibles los procesos internos y evaluar la capacidad de reacción ante los problemas con los que ha de enfrentarse.
Misión
Presentar una metodología orientada a la definición e implantación de unsistema de calidad en estructuras organizativas, a través de la revisión de sus objetivos, la identificación de sus procesos y elementos de información, procedimientos, responsabilidades, circuitos, relaciones cliente/proveedor, productos y criterios de decisión. |
Objetivos
Formar un equipo propio de la empresa capaz de actuar internamente y formalizar los procesos principales de su organizacióncon el fin de racionalizar las actividades, eliminar la burocracia y establecer unos criterios de:

Norma | Qué se ha de hacer |
Procedimientos | Cómo se ha de hacer |
Responsabilidades | Quién lo ha de hacer |
Objeto | Con qué finalidad |
Conceptos clave
Proceso | Establece el propósito y alcance organizativo de uno o más procedimientos relacionados dentro de un contexto con unasreglas de negocio bien definidas. |
| Todo proceso está definido por el flujo de trabajo que representa un ciclo (continuo o discontinuo) de actividades; unos criterios que delimitan las precondiciones de su activación; sus límites y sus consecuencias, la información que se maneja en cada actividad, los agentes participantes y los recursos utilizados. |
| Entendemos que un proceso está bajocontrol cuando se conoce bien su propósito, estan bien descritas las fases de su flujo de trabajo, estan identificados sus clientes y proveedores, hay por lo menos un responsable del proceso (propietario del proceso), y disponemos de indicadores para medir el valor y las disfunciones que se producen. |
Flujo de trabajo | Establece la definición de un proceso, en parte o en toda su extensión,durante el cual, documentos, información y actividades son transferidas de un agente a otro, a través de unos bloques principales del proceso y de acuerdo con un conjunto de reglas procedurales establecidas. |
Procedimiento | Establece el propósito y el alcance organizativo de un conjunto de actividades incluyendo qué se ha de hacer y cómo deben implantarse (ISO 9002). |
Actividad | Establece ladescripción de una unidad de trabajo que forma parte de la lógica de un proceso. Toda actividad está sujeta a medición dentro de una escala de valor y puede realizarse bien manualmente, con la asistencia de un soporte informatizado, o bién de manera automatizada, dentro de un flujo de trabajo. |
Documento | Establece la unidad básica de soporte de información. Todo documento tiene una entidadpropia como elemento individual y dispone de un ciclo de vida: * Nace a consecuencia de unas actividades dentro de la empresa * Llega a consecuencia de una transacción con otra empresa * Tiene una vida determinada dentro de un flujo de trabajo * Muere cuando ya ha realizado el servicio para el cual ha sido creado Un documento puede adoptar distintas configuraciones, a saber: * Formularioen soporte papel: Podrá estar normalizado para el uso global de la organización, o bien sólo tener un uso particular para una área. * Formulario mecanizado en soporte papel: Requiere la introducción previa de datos en un formulario electrónico y su posterior impresión en el formulario mecanizado para seguir el circuito establecido. Hay tres tipos: a). El formulario mecanizado sobre un...