Analisis

Análisis

En el siguiente documento “Una hoja de ruta para la identificación y clasificación en archivos de empresas” se habla sobre las tareas archivísticas de identificación yclasificación. La identificación es el reconocimiento del fondo y las agrupaciones documentales, y la clasificación establece las relaciones que existen en los fondos y los visualiza en un cuadro declasificación. Para poder identificar los fondos de una empresa lo primero que se tiene que tomar en cuenta es que se tiene que conocer quién es el órgano productor de los documentos, para poder agruparloscorrectamente.

Según las normas ISAAR CPF (Norma Internacional sobre los Registros
de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias) para identificar al órgano productor primerose tiene que conocer su nombre, entidad y las fechas de su existencia y estos se encuentran en documentos esenciales que afectan la existencia de la empresa como: escrituras de constitución,disolución y liquidación. En documentos que definen la estructura de la empresa como: estatutos, reglamentos y planes de organización. Y documentos que reseñan las decisiones importantes de la empresa comolas actas del consejo administrativo.

Así como hay documentos por los cuales se pueden identificar al órgano productor de los mismos, también hay obstáculos que dificultan la identificación, yestos son situaciones y cambios que ocurren en la empresa como: transformación (cambia la naturaleza legal de la empresa), fusión (se forman sociedades entre varias empresas), escisión (el patrimonio deuna empresa se divide y es asumida por otra empresa), agrupación (unión temporal de empresas mediante un contrato) y participación (una empresa obtiene capital social de otra empresa).

Estassituaciones, ya no hacen que la empresa tenga un solo fondo documental, por lo cual se recomienda utilizar subfondos para organizar mejor la documentación

Los problemas que se presentan en la...