Analizar c mo administra su tiempo



Analizar cómo administra su tiempo
Asumir el control de su tiempo, de modo que favorezca sus metas clave es más fácil si comprende cómo está empleandorealmente el tiempo. No puede planear y controlar el uso futuro del tiempo hasta que comprenda esto. Éste es un proceso que ha ayudado a muchos gerentes a descubrir la forma exacta en que están empleando su tiempo, y con frecuencia, la forma enque lo administran incorrectamente.
1. Cree un plan de actividades.
Cree un registro escrito del uso de su tiempo, un registro de actividades, para una semana completa. Asegúrese de cubrir tres o más días comunes en su registro. (Por ejemplo, no incluya los días con una cantidad anormal de viajes). A continuación se indica un fragmento de un registro de actividades que indica cómo Juana, unagerente, emplea un día.
Ejemplo de registro de actividades diarias

 
Actividad
Minutos utilizados
Prioridad
8:45
Correo electrónico: revisar y responder
15
B
9:00
Descanso: Cafetería; conversación
9
C
9:09
Esperar la reunión; escritorio ordenado
6
C
9:15
Reunión: Equipo de lanzamiento de productos
60
A
10:15
Descanso: Café; correo electrónico personal
15
C
10:30
Teléfono: Externo, S. Hernández,confirmar almuerzo
12
B
10:42
Teléfono: Interno: D. Gómez
8
B
10:50
Correo electrónico: Responder a Braulio
3
C
10:53
Internet: Revisar el estado del tiempo, noticias
7
C
11:00
Prepararse: para reunión almuerzo
8
B
11:08
Reunión: Análisis del plan de bonificaciones
32
C
11:40
Viajes: Reunión almuerzo fuera de la oficina con A. Durán
120
B
1:52
Correo electrónico: enviar y responder
12
C
2:04
Teléfono:Responder los mensajes de voz
11
C
2:15
Visita: El estudiante en pasantía de verano solicita instrucciones
8
C
2:23
Visita: D. Herrera consultó sobre el proyecto
5
A
2:28
Papeleo: comenzar el informe mensual del proyecto
4
B
2:32
Correo electrónico: Entrante:
3
C
2:35
Papeleo: continuar el informe del proyecto
12
B
2:47
Descanso: Café
10
C
2:57
Prepararse: Reunir material para la reunión
3
B3:00
Reunión: Revisión del presupuesto
75
B
4:15
Correo electrónico: enviar y responder
11
B
4:26
Internet: Revisar las noticias
4
C
4:30
Planear: Revisar/ajustar el calendario para el trabajo del proyecto
10
A
4:40
Papeleo: continuar el informe del proyecto
10
B
4:50
Correo electrónico: saliente, relacionado con el proyecto
10
B
5:00
Ir a casa
 
 
Un registro de actividades adecuado tiene variascaracterísticas:
Muestra todas las actividades en que participa mientras las realiza.
Registracuánto tiempo empleó en cada actividad.
Incluso, contempladetalles menores (como ordenar su escritorio, tomarse un descanso para un café, etc.).
Rotula cada entrada con unacategoría específica, como "correo electrónico", "papeleo", "Internet," "teléfono", "planeación", "reuniones", "visitas" y "viajes".Consulte también Gráfico de registro de actividades diarias.
2. Asigne una prioridad a cada actividad de su registro.
Un vez que haya registrado sus actividades para un día, asigne una prioridad a cada una según sus metas fundamentales, habilitadoras y recomendables. Recuerde:
Las prioridades A incluyen susmetas fundamentales. Representan tareas con alto valor y de preocupación principal.
Lasprioridades B comprenden las metas habilitadoras y favorecen indirectamente sus metas fundamentales. Son tareas de valor medio y un alto grado de urgencia.
Las prioridades C podrían contener las metas recomendables e incluyen tanto las metas urgentes como las no urgentes con poco valor.
3. Analice su registro.
Examine su registro para encontrar patrones de uso del tiempo. Formule estas preguntas:
"¿Quétipos de actividades están consumiendo la mayor parte de mi tiempo?" ¿Papeleo, descansos para tomar café, responder mensajes de correo de voz?
"¿Dónde se están acumulando ciertos tipos de actividades?" ¿Emplea gran parte de los lunes por la mañana respondiendo correo electrónico? ¿Tiende a recibir muchas visitas inesperadas después de almuerzo? ¿Se acumulan las reuniones al final de la semana?...