Andrea

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Preparado por
Andrea Grisales Velásquez

Carlos Mario Barrientos

ADMINISTRACIÓN
10°D

Institución Educativa Doce De Octubre

Medellín

2012
1. Que son documentos de archivo?
Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo conunas características de tipo material y formal
2. Clases de documentos de archivo:
* Según su vigencia:
Administrativo: tiene valor mientras el documento de fue útil a la Institución
Histórico: valor permanente y será consultado por su valor cultural

* Según la frecuencia de uso:
Activos o dinámicos inactivos o no dinámicos

3. Características de los documentos de archivo:
Treselementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo:

* Carácter seriado: Son el resultado de las acciones repetitivas por funciones específicas. se producen uno a uno y en un orden natural ej. Acuerdos, actas, resoluciones.

* Carácter de unicidad: Son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples.

* Carácter de objetividad o ingenuidad: No sonelaborados para la posteridad, registran hechos tomados del acontecer inmediato no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos. Además se producen naturalmente dentro de la de la estructura orgánica de las Instituciones.

4. Características papel de documentos de archivo:
Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que esproducido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.

5. Elementos de documentos de archivo:
* Soporte: parte material o física (papel, cinta, disco).

* Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos, dibujos entre otros.
….Escritura: son los componentes del documento por ejemplo, es una carta escrita la escritura corresponde a: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida y firma.
….….
* Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.

6. Documentos según su atributo:
Los atributos se refieren a las características que adquieren los documentos en su razón de forma y contenido o seasus caracteres internos y externos

Caracteres externos:
* Clase: definida en elementos de un documento de archivo.
* Formato: Depende de la clase:

Los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, videos
Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expedientes o de libros.

Diferencia entre legajo, libro, expediente ydossier:
Expediente: Unidad o conjunto ordenado de documentos cuyo orden o secuencia corresponde al tramite que debe seguir una acción administrativa para entrar en vigencia o ser resuelta .Indican el nacimiento ,desarrollo y efectos de la acción , la falta de cualquier documento puede invalidar o suspender un tramite con un acto administrativo.
Legajo: Formato mediante el cual se agrupa un conjuntode documentos luego de ser elaborados por las siguientes razones:
Se refieren en particular al mismo objeto tema o actividad aunque sean documentos de diferentes tipos pero no obedecen a un trámite o procedimiento complejo como es el caso del expediente. Ej. Hojas de vida.
Cuando por razones fiscales y legales deben conocerse documentos de la misma tipología como es el caso de legajos contables.A veces de tipología diversa, como se exige para los protocolos notariales.
Dossier: Conjunto de documentos que se reúnen en legajo para su conservación, no corresponden a un único proceso administrativo, pero se refieren al mismo tema o asunto (No se cierra). Ej. Hojas de vida, contratos.
….
Libro: Formato en el que por cual por razones de fiscalización, la información debe ser consignada...