análisis y descripción de cargos

 Análisis y descripción de cargos
Cargo: secretaria
Resumen
Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.  
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Redacta correspondencia,oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.
Recibe y envía correspondencia.
Opera la maquina fotocopiadora y fax.
Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
Realiza y recibe llamadastelefónicas.
Actualiza la agenda de su superior.
Toma mensajes y los transmite.
Atiende y suministra información a personal de la Institución y público en general.
Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
Convoca a reuniones de la unidad.
Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
Actualiza el archivo de la unidad.
Distribuye la correspondencia de la unidad.Elabora cheques.
Desglosa y entrega cheques.
Lleva control de caja chica.
Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
Tramita pasajes, alojamiento y viaticos en caso de movilizacion de su superior.
Elabora actas de notas.
Elabora hemeroteca.
Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros..
Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos dela unidad.
Actualiza la cartelera.
Transcribe y acceda información operando un microcomputador.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa. 
DINERO:
Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y valores y custodia de materiales. 
INFORMACION CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad media. 
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman sebasan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo. 
SUPERVISION:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y no ejerce supervisión. 
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad administrativa a la que pertenece y/o frecuentes con losintegrantes de la comunidad universitaria usuarias del servicio, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con instituciones públicas y/o privadas y público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtenercooperación. 
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO

AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como polvo. 
RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. 
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un gradode precisión manual y visual bajo.
PERFIL DEL CARGO:

EDUCACION Y EXPERIENCIA:
EXPERIENCIA:
1 año o más de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial y de oficina. 
EDUCACION:
Secretariado administrativo, mas curso de computación
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:

Técnicas secretariales.
El manejo de equipo común de oficina...