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4.4 TIPOS DE MANUALES E IMPORTANCIA EN SEGUIR SUS INDICACIONES
Existen diversos tipos de manuales clasificados, primeramente se encuentran los que están de acorde a su contenido como los Manuales históricos, Manuales de organización, que se dividen en General y específico de Organización, también se derivan los Manuales de políticas y Manuales de contenido múltiple, pero de igual manera existenmanuales por su función específica, tal es el caso de los que se elaboran según las necesidades de cada departamento, como compras, ventas, producción, finanzas, entre otros, de igual manera se mencionan los Manuales de procedimientos, integrados por Generales y Específicos, están los Manuales de personal que como los anteriores, también se agrupan en General de personal y Específico dereclutamiento y por último se encuentran los Manuales específicos de auditoría interna.
En cuanto al Manual de Organización es un documento normativo que permite conocer la estructura orgánica de la empresa en su conjunto o parte de ella, además define concretamente las funciones de cada una de las áreas que integran la institución.
Los apartados que debe contener este manual son:
* Portada
*Índice
* Presentación
* Antecedentes
* Marco Jurídico
* Atribuciones
* Estructura Orgánica
* Descripción de Puestos
* Directorio
* Firmas de autorización
El Manual de políticas contiene una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.
Un manual de procedimientos es el documento administrativo integrado por unconjunto de procedimientos interrelacionados que pueden corresponder a un área o a la totalidad de una dependencia. Sirve de guía (de cómo hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientarlo en caso de que sea de nuevo ingreso. Su implementación aumenta la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos prescritos al realizar su trabajo.
Los lineamientos quedeben contener los manuales de procedimientos son:
* Carátula del manual
* Contenido del manual
* Documentación de aprobación técnica y registro del manual
* Documento de actualización
* Introducción del manual
* Objetivo del manual
* Portada
* Índice del procedimiento
* Objetivo del procedimiento
* Normas de operación
* Descripción narrativa delprocedimiento
* Diagramas de flujo
* Anexos (Formatos o instructivos de llenado)
* Glosario
* Participantes en la elaboración del manual
* Directorio
Manual específico de procedimientos: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo.
Manual de contenidomúltiple: Consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede interrelacionar dichos conceptos, debiéndose separar en secciones.
Manual de producción: Abarca la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos para lograr su mejor y pronta solución.
Manual de compras: Define elalcance de las compras y los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual de personal: Contiene una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal, menciona aspectos como el reclutamiento y selección de personal.
Manual especifico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de un áreaespecífica (el personal) y contiene toda la información respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.
Manual específico de auditoria interna: agrupa los lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, (auditoria interna en forma particular).
VENTAJAS DE LOS MANUALES
* Logran y mantienen un plan de organización.
* Aseguran que todos los...