APLICACI N NORMA 405

APLICACIÓN NORMA 405-09 ARQUEOS DE CAJA
OBJETIVO
Establecer los lineamientos para realizar arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos (en efectivo) bajo custodia del área de Recaudación en la Sección de Tesorería para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva.
ALCANCE Y DEFINICIÓN
Este procedimiento es aplicable al área de Recaudación de la Sección de Tesorería, a laUnidad de Auditoría Interna y a la Sección de Contabilidad.
DEFINICIÓN
Arqueo de Caja: Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales.RESPONSABILIDADES
Director Financiero:
Solicitar Acta de descargo a empleado sujeto de arqueo en el caso de detectarse novedades o inconsistencias.
Jefe de la Sección de Tesorería.
Autorizar la ejecución del procedimiento de Arqueo.
Responsable del Arqueo
Emitir acta de arqueo.
Realizar el arqueo según lo establecido en el apartado de políticas y normas de control.
Registrar las inconsistencias o novedadesdetectadas al momento del arqueo en el Acta correspondiente.
Empleado sujeto del Arqueo
Realizar el cierre de la ventanilla de Recaudación para la recopilación y entrega de lo requerido por el responsable del arqueo.
Generar reporte de recaudación.
Entregar toda la documentación solicitada por el Responsable del arqueo, así como el dinero recaudado hasta el momento de la verificación.
Emitir actade descargo, en el caso de detectarse inconsistencias o novedades al momento del arqueo.

POLÍTICAS
Los arqueos serán practicados obligatoriamente en presencia de la persona responsable de los fondos o documentos materia del arqueo.
La Sección Contabilidad deberá efectuar como mínimo dos (2) arqueos anuales sin perjuicio de los que adicionalmente realice la Unidad de Auditoría Interna, con el finde verificar el correcto funcionamiento del procedimiento de recaudo.
El responsable del área de Recaudación deberá entregar al momento del Arqueo todo el dinero en efectivo y/o valores que tenga a disposición así como el el libro de Control respectivo.
El Arqueo quedará formalizado a través de la elaboración de un acta donde deberá constar en forma obligatoria lo siguiente:
a. Declaración delresponsable del Fondo que el Arqueo se realizó durante su presencia, que entregó todos los documentos y dinero en efectivo (billetes y monedas) con que cuenta y que estos le fueron devueltos en su integridad al terminar el Arqueo.
b. Declaración de cualquier situación irregular encontrada durante el Arqueo, la que deberá ser comunicada a los niveles superiores correspondientes.
c. El Acta debidamentefirmada será distribuida de la siguiente manera:
Copia 1: Empleado sujeto de arqueo.
Dirección Auditoría Interna.
Copia 3: Jefe de Sección de Tesorería.
Original: Dirección Financiera.
d. El Acta de descargo debidamente firmada será distribuida de la siguiente manera:
Original: Director Financiero.
Copia 1: Jefe de Sección de Tesorería.
Copia 2: Dirección Auditoría Interna.http://www.unemi.edu.ec/unemi/unemi_opciones/REGLAMENTOS/FINANCIERO/Manual%20de%20Arqueo%20sorpresivo%20de%20los%20valores%20en%20efectivo.pdf






ES CONVENIENTE EFECTUAR CONFIRMACIÓN PERIÓDICA DE LOS SALDOS EXISTENTES CON LOS CLIENTES Y ACLARAR DIFERENCIAS QUE SE PRODUZCAN DEBEN ELABORARSE INFORMES INTERNOS QUE INCLUYAN CIFRAS DE ROTACIÓN, ANTIGÜEDAD DE SALDOS, TENDENCIA DE LOS SALDOS EN RELACIÓN CON LAS VENTAS YCONDICIONES DE CRÉDITO, PREPARACIÓN DE RELACIONES DE CUENTAS ATRASADAS Y CANCELADAS QUE INDIQUEN LA GESTIÓN DE COBRO QUE SE ESTÁ EFECTUANDO LA CANCELACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES ASÍ COMO LOS PAGOS DE LOS SALDOS ACREEDORES DE CLIENTES, DEBEN SER AUTORIZADOS POR UN EMPLEADO DE RESPONSABILIDAD AJENO A LAS FUNCIONES DE TESORERÍA Y CUENTAS A COBRAR LA CUSTODIA DE LOS EFECTOS A COBRAR DEBE...