Aplicaci N TRD P

Aplicación de Tablas de
Retención Documental

™ IMPLEMENTAR LAS POLITICAS
DE GESTION DOCUMENTAL, DE
ACUERDO CON LOS PARAMETROS
DEFINIDOS EN LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL.

Es
E la
l remisión
iió de
d
documentos del archivo
d gestión
de
tió all central
t ly
de este al archivo
hi tó i
histórico,
una vez
cumplido el término de
conservación
ió d
dell
documento.

9Inventario de los documentosa recibir,
recibir que debe entregarse en medio físico
y electrónico; Esto con el fin de facilitar la consolidación de Bases de Datos.
9Realizar la respectiva preparación física de la documentaciónde acuerdo
con los siguientes pasos:
9Limpieza de la documentación
9Eli i
9Eliminación
ió de
d material
t i l metálico
táli
9Identificación del material afectado por biodeterioro.
9Revisión
Revisión yFoliación en los casos que aplique
9Empaque en Unidades de conservación y realmacenamiento adecuados
(Carpetas celuguía) y en las cajas determinadas para el almacenamiento.

ACTA DE DESTRUCCION DEDOCUMENTOS No.______

Según lo dispuesto en el Acuerdo número 042 de octubre 31 de 2002, emitido por el
Archivo General de la Nación: Articulo 4º. “Parágrafo: Los documentos de apoyo no
se consignaránen la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo
tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando
constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de ladependencia.

Así mismo, lo dispuesto en el Acuerdo 039 de 2002, Artículo 1º, Aplicación de Tablas
de Retención Documental, “Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de
Retención Documental sedestruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita
por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia
respectiva”.

De acuerdo a la normatividad referida, seprocede con la eliminación de los
documentos relacionados en el Inventario anexo a este documento.

Para constancia firman por quienes en intervienen, en la ciudad de ______________.,
a los ___ ( )...