Aplicacion de excel a la contabilidad

INTRODUCCION

A continuación veremos cómo se aplican algunas funciones de Excel para poder realizar comparaciones de datos y extracciones de información, y descubrimos algunas que nos ayudan a realizar estas tareas con mayor facilidad. Luego, utilizamos tablas y tablas dinámicas para resumir información y manipular los datos de acuerdo con nuestras necesidades. Para finalizar, usamosvalidaciones para restringir el ingreso de datos, descubrimos una gran cantidad de detalles que debemos tener en cuenta al confeccionar un sistema contable y comentamos algunos aspectos fundamentales para mostrar un balance de sumas y saldos.

CONCILIACION DE INFORMACION

Una de las tareas más repetidas en cualquier departamento de contabilidad de una empresa es la realización de conciliaciones de datose información. Podrían ser, por ejemplo, listas de datos ingresados en una planilla de Excel que debamos comparar o mayores de cuentas contables que queramos contrastar, entre otras opciones. Para realizar comparaciones de datos podemos utilizar y combinar distintas herramientas de Excel, por ejemplo: tenemos la posibilidad de usar funciones que nos permitan comparar valores y aplicar algunasopciones de las herramientas de ordenamiento y filtro. Además, contamos con un detalle que lleva el departamento de ventas, donde se registra cada una de las operaciones que realizaron los vendedores. Para realizar esta primera conciliación utilizaremos, como nexo, el número de la factura y aplicaremos funciones de búsqueda.

Las funciones de búsqueda, se encuentran agrupadas de acuerdo con sufuncionalidad. Hagamos un rápido repaso por el contenido de cada uno de los grupos.

• Autosuma: además de la función Suma, este grupo contiene otras funciones sencillas que nos permitirán calcular promedios, obtener los valores mínimos y máximos, y realizar diferentes formas de conteos.
• Usadas recientemente: este grupo irá mostrando las últimas funciones utilizadas y nos permitirá unfácil acceso a las que utilizamos con más frecuencia.
• Financieras: dentro de este grupo hallaremos las funciones que nos posibilitarán realizar cálculos financieros. El cálculo de intereses y tasas, de pagos, y la amortización de créditos.
• Lógicas: aquí encontraremos algunas funciones que nos resultarán de gran utilidad al elaborar construcciones condicionales complejas. Por ejemplo, conla función SI podremos analizar una determinada condición que, de cumplirse, nos permitirá realizar un cálculo o una acción.
• Texto: muchas veces tendremos que trabajar con valores no numéricos.
• Fecha y hora: dentro de este grupo encontraremos las funciones referidas al manejo de fechas y su composición. Además de estos grupos, existe el referido a las funciones de Búsqueda yreferencia, donde hallaremos funciones que nos habilitarán para realizar búsquedas y comparaciones. También encontraremos un grupo específico que contiene funciones Matemáticas y trigonométricas, y otro grupo que concentrará el resto de las funciones disponibles.

Dentro de este último grupo tendremos funciones específicas relacionadas con cálculos estadísticos y de ingeniería. Asimismo hallaremos lasfunciones ES y otras que nos permitirán identificar y trabajar con los diferentes tipos de errores que puedan arrojar algunas funciones. La potencialidad de Microsoft Excel para ayudarnos en la realización de tareas relacionadas con la contabilidad y la administración es muy amplia. Podremos hasta construir un verdadero sistema contable basado en Excel al utilizar una hoja de cálculo donde seintroduzcan los asientos contables y una gran cantidad de validaciones de datos, para mantener la integridad de la información y realizar resúmenes. Tendremos la posibilidad, en otra hoja de nuestro proyecto, de resumir todos esos asientos con algunas fórmulas condicionales (SI, SUMAR.SI, etcétera), con tablas dinámicas, obtener el resumen de la información por cada cuenta contable. Si nos...