Aprendiz

ACTIVIDAD SEMANA 5

1. Evalúa los procedimientos de Recibo y Despacho de documentos, que se efectúen en la empresa donde labora y:

a. Mediante un diagrama de flujo describe cada uno de losprocedimientos observados, (en la empresa donde labora) posteriormente señala las Ventajas y Desventajas que encuentras en cada uno.

b. Diseña una Propuesta que permita solucionar los puntos críticosque se detectaron en los procesos de recibo y despacho de documentos que se realiza en la empresa donde labora.

RTA: poner en un lugar visible el horario de atención al público para la consulta desus documento como lo está establecido en el acuerdo 060 de 2001 en el artículo 15

ARTICULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de correspondencia, informarán elhorario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

2. Caso para analizar y resolver: Vicente Carrillo, es el auxiliar de archivo, comete muchos errores en elmomento de radicar un documento, pese a que en el proceso de inducción le dieron toda la capacitación del caso, nunca encuentra un documento oportunamente, no sabe en donde archivarlo, el consecutivo decorrespondencia es un desorden.
Qué pasos podemos sugerirle al señor Vicente Carrillo, para que organice sus labores diarias, qué mecanismos de control puede seguir para que su trabajo seaproductivo y oportuno; es conveniente elaborarle unos esquemas para que el ciclo de su trabajo se lleve a cabo diariamente en forma organizada, apoyémoslo por favor.

RTA: Los pasos que le sugiero es queemplee los 8 procesos para llevar una programación de gestión documental.

• Producción de Documentos
• Recepción de Documentos
• Distribución de Documentos
• Tramite de Documentos
•Organización de Documentos
• Consulta de Documentos
• Conservación de Documentos
• Disposición Final de Documentos
BIBLIOGRAFIA: este trabajo lo hizo wilson stiven salas en un curso de...