Apunte de Excel 2007

Microsoft Excel

Módulo Avanzado.
Índice
1) Lista y Bases de Datos.
a. Concepto de Base de datos.
b. Diseño y Armado de una lista de datos.
c. Carga de Datos.
2) Trabajar con Base de Datos.
a. Ordenación de Listas.
b. Ordenación por Más de una Columna.
c. Opciones de Ordenación.
d. Validación de Datos.
e. Buscar y Reemplazar, Ir a.
3) Filtros
a. Autofiltro.
b. Los 10 Más deAutofiltro.
c. Autofiltro Personalizado.
d. Eliminación de Filtros Automáticos.
e. Filtro Avanzado.
4) Fórmulas Matemáticas en Excel.
a. Operador “=”.
b. Operador Suma, Resta, Multiplicación y División.
c. Operaciones simples con Números.
d. Referencias Absolutas y Relativas.
e. Operaciones entre Celdas.
Funciones Suma, Promedio, Máximo y Mínimo.
f. Operadores Condicionales y la Función SI.5) Formato Condicional.
6) Gráficos Avanzados.


BASE DE DATOS:
Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí que se encuentran estructurados en filas y columnas, de forma que sea fácil y rápido acceder a la información y actualizarla.
Excel utiliza una estructura matricial de filas y columnas, la cual permite que su información pueda ser manejada como las tablas de lasbase de datos. Los datos organizados de esta manera se conocen como LISTAS.
Los datos individuales se colocan en fila y se denomina registro. Cada registro se estructura en columnas o campos, donde almacenaremos los datos referentes a un tipo o categoría de información.
Resumiendo pues, un registro es una fila de una base de datos, un campo es una columna, y un nombre de campo (o rótulo)identifica una determinada columna con un nombre, que se encontrará en la fila superior de la base de datos.
A pesar de todo, debe tener en cuenta que Excel no es un sistema gestor de bases de datos
(Como lo es Access) y su funcionalidad con las bases de datos se basa sobretodo en su capacidad como herramienta de análisis.


Excel nos permite crear y definir bases de datos, la edición de susdatos (añadir, eliminar y modificar la información que almacene) y buscar datos concretos o filtrarlos.
• Introducir los datos
Toda base de datos se crea como una lista, en ella debe haber una fila situada en la parte superior que contenga el nombre de los campos que forman el registro (fila de encabezados). Por ejemplo puede introducir estos datos:
Apellido Nombre Profesión
González JuanArquitecto
Pérez Pablo Abogado
Sánchez José Economista

• ORDENAR LA BASE DE DATOS
Excel puede ordenar según distintos criterios, por orden alfabético o numérico. Así podemos encontrar información de forma sencilla.
Seleccione el rango de celdas que quiera ordenar. Es importante recordar si se ha seleccionado o no lostítulos de los campos. Se elige el comando Ordenar del menú Datos. Aparece el cuadro de diálogo ordenar donde permite elegir la columna a partir de la cual se desear hacer la ordenación.
• Hay 3 criterios:
Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar Ascendente o Descendente. Microsoft Excel usa el siguiente orden ascendente: números, texto, valores lógicos, valoresde error, espacios en blanco.
Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan datos del primer criterio.
Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan.
Si en el rango que se seleccionó inicialmente contiene los nombres de los campos incluidos marcar Si en Existe fila de títulos, así la primera fila quedará excluida de la ordenación aunque esté seleccionada.Se hace clic en el botón Aceptar para ordenar los datos.
• VALIDACIÓN DE DATOS:
La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.
Para aplicar una validación a una celda.
1. Seleccionamos la celda que...