Apuntes Otse Tema 32

ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO

Tema 3

Organización del trabajo de secretariado

1. ...Elementos de la oficina y su organización............................................................

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1.1. El despacho .................................................................................................2
1.2. El mobiliario de oficina.................................................................................3
1.3. El escritorio ..................................................................................................4
2. ...El archivo

....................................................................................................

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2.1. Criterios de clasificación de los documentos en el archivo ...........................8
2.2. Como tratarlos documentos ......................................................................13
2.3. Obligación legal de conservar la documentación........................................14
3. ...El tiempo y el estrés.............................................................................................

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4. ...Distribución de las tareas durante la jornada.......................................................

17

4.1. Horas de alto y bajo rendimiento................................................................17
4.2. Clasificación de las tareas según la curva de rendimiento .........................19
5. ...Administración del tiempo ....................................................................................

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5.1. Planificación de la jornada.........................................................................21
5.2. Afrontar las interrupciones .........................................................................22
5.3. Atender una sola tarea...............................................................................23
6. ...Organización de la agenda de trabajo..................................................................
6.1. Tipos de agenda........................................................................................24
6.2. Partes de la agenda ...................................................................................25
6.3. Agendas del profesional de secretariado ...................................................26

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CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO - OTSE

IES LUIS SEOANE

1. ELEMENTOS DE LA OFICINA Y SUORGANIZACIÓN
1.1 El despacho
Es el lugar o habitación donde el personal de secretariado realiza las tareas habituales de
secretaría. El despacho es el «territorio privado» de la secretaria/o, al que no se puede
acceder sin permiso, excepto el jefe/a (directivo/a), ya que la secretaria/o trabaja para él.
El despacho debe tener unas condiciones mínimas de habitabilidad y confort.
Destacamos, entre otras, lassiguientes:
 Sin ruidos o sonidos estridentes. Si se dispone de una radio, se puede
sintonizar música suave. Pero es preferible conectar el hilo musical si la empresa
está abonada a un servidor, ya que garantiza una música suave y relajante. En
ningún caso se levantará el volumen, pues puede molestar a los departamentos
anexos, entre ellos el del jefe/a.
 Que facilite la concentración. Se ha detener en cuenta que una persona no
puede realizar dos acciones simultáneamente cuando una de ellas es mecánica.
No es conveniente que las fuentes de información se abran todas
simultáneamente: timbre del teléfono, llamada del director, llamada a la puerta,
noticias de la radio si está puesta, ruidos exteriores, personas que están
esperando en el despacho, puertas de los armarios abiertas, etc. Seevitará, en lo
posible, la información no útil, que sin duda desconcentra.
 Iluminación suficiente. Especialmente en la mesa de trabajo. El documento
sobre el que estamos trabajando ha de estar bien iluminado sin que haya reflejos.
La iluminación entrará por la izquierda si se es diestro, y por la derecha si el
operario es zurdo. Siempre que sea posible, se trabajará con luz natural procedente de...