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Descripción Ciclo de Activo Fijo

Entrevista de Actualización del Ciclo de Tesorería: miércoles 22 de agosto de 2012

Entrevistado:
Personal Clave y Funciones

Adquisiciones

Solicitudes: Todo el Personal de la USS
Aprobaciones de compra: Jefes de cada Sede
Autorizaciones de compra: Comité de Inversiones, compuestapor
Sergio Mena Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos
Carlos Escobar Director de Presupuesto y Control de Gestión
Humberto Riquelme Director General de Logística (hasta Junio 2012)

Actividades de control y funciones principales

El áreade Activo fijo se encarga de adquirir al mejor precio los bienes físicos o materiales que requiere la institución con la finalidad de obtener de ellos el mayor beneficio; así mismo debe mantener un control de sus existencias, ubicación, y dar el mantenimiento adecuado de los registros y/o archivo maestro de dichos activos fijos. Tener el correcto registro y cálculo de la depreciación contable yfiscal. Debe tener presente el control de bajas o disminuciones que se provocan principalmente por las siguientes causas:

* Venta
* Deterioro u obsolescencia
* Robo o siniestro

Cambios Importantes

Durante el ejercicio 2012 el cambio más importante se genero de manera administrativa, ya que el Director General de Logística (Humberto Riquelme) dejo su puesto en el mes de julio2012.
Ni hubo ningún otro cambio en este ciclo.

El área de Activo fijo cuenta con Manual de procedimientos actualizados en 2012, Ver Wp’s As/2

Cabe mencionar que los principales Activos fijos que tiene la empresa son los siguientes:
Edificios, Obra en Construcción de Talcahuano, y Maquinaria médica.

Adquisición de Activos fijos

La necesidad de adquirir activos fijos se genera endiversas instancias. Por un lado, se presenta aquella necesidad donde de acuerdo al plan de estudios, la Universidad debe contar con cierto equipamiento acorde a las necesidades de enseñanza de las carreras. En cuanto a infraestructura, la necesidad se basa en los estándares.

El procedimiento se inicia con el requerimiento del Activo fijo, se lleva a cabo la elaboración de una solicitudinterna, la cual es ingresada en el sistema “SICOMPRA”, mediante el portal http://sicompras.uss.cl/, la cual puede ser elaborada por cualquier persona que tenga ingreso al sistema de la USS, una vez que esta solicitud ha sido ingresada debe ser aprobada en el mismo sistema por el Director de cada sede y/o el vicerrector de la misma. Una vez autorizada está información llega al área de logística/compras,la verifican, dan el visto bueno y ellos mismos crean dentro del sistema la “orden de compra". El sistema no permite que se genere una orden de compra si ésta no cuenta con la debida autorización.

Como se menciono anteriormente, las órdenes de compra son generadas por el área de logística/compras, levantadas en el sistema por David Cáceres o José Baeza, (Analistas de compras), quienes seencargan también de revisar y verificar los datos de la solicitud, la cuenta contable sugerida, ya sea gasto o inversión de activo fijo y la correspondiente aprobación.

Las adquisiciones o altas se pueden originar por compras nacionales o internacionales y por Construcciones.

Se llevan a cabo cotizaciones de 2 a 3 proveedores, cuando las compras sobrepasan el $1.000.000 de pesos, aunque esteprocedimiento no se efectúa en todos los casos ya que dadas las características de los bienes algunos de ellos deben ser adquiridos por algún proveedor en específico y no requieren de un alto nivel de especificación técnica que resulta independiente de su costo.

Una vez creada la orden de compra debe ser aprobada, por una de las personas que cuentan con el perfil de aprobador. Dentro del...