archibo central


Archivo Central

Definición:
El Archivo Central se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de la Universidad Nacional de acuerdo con el informe de valoración emitido por la Dirección Generaldel Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.
Objetivos
a) Dictar políticas y directrices en materia archivística en el ámbito institucional.
a) Garantizar la custodia, conservación, clasificación, ordenación, descripción y administración de la documentación que se ha producido y produce en las diferentes instancias de la Universidad Nacional con valor administrativo,legal, permanente e histórico.
b) Colaborar en materia archivística con todas las dependencias de la Universidad Nacional en la búsqueda y aplicación de soluciones para el buen funcionamiento del Sistema Institucional de Archivo
Archivo Central
Recoge y custodia la documentación administrativa procedente de los archivos de gestión o de oficina, una vez transcurrido el período de permanencia enlos mismos. Una vez que los expedientes han sido tramitados su uso y consulta es menos frecuente, por lo tanto pasarán a esta fase de archivo con el fin de no acumular documentación en las oficinas, por lo general, carentes de espacio.






Archivos Intermedios e Históricos. Se trata de la última fase del tratamiento de la documentación, es decir el destino definitivo de los expedientes que seiniciaron en la oficina. Como el tema que estamos tratando se refiere únicamente al archivo administrativo, simplemente citamos estos archivos para saber que los documentos, cuando pasa un determinado tiempo, van perdiendo su vigencia administrativa y adquieren otros valores, son depositados primero en los archivos intermedios y luego en los históricos para seguir prestando sus servicios a laAdministración pero fundamentalmente a la investigación y a la cultura. En Castilla-La Mancha,

el archivo intermedio e histórico de la Administración de la Junta de Comunidades es el Archivo de Castilla-La Mancha.
2. Los archivos administrativos.
2.1. El Archivo de Oficina
2.1.1 Definición
El Archivo de Oficina custodia la documentación mientras todavía está en trámite o es de uso muy frecuente ytiene que prestar servicio a la Administración productora y a los ciudadanos. Por lo tanto, su organización forma parte del trabajo de la propia unidad administrativa.
Cada Servicio, o unidad administrativa, ha de mantener un archivo de oficina debidamente organizado mediante la formación de expedientes y series documentales de acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo Central. Laorganización que se dé a los documentos en esta primera etapa determinará las posibilidades de tratamiento que reciban más tarde.
Cada unidad administrativa ha de tener un responsable de su archivo de gestión.
2.1.2. Documentos a archivar
No hay que archivar todos los documentos que hay en la oficina, debemos separar por un lado la documentación de apoyo informativo, que no forma parte delarchivo, de la documentación que si que forma parte del archivo que son aquellos documentos que se producen en el ejercicio de la actividad de la unidad administrativa.





Documentación de apoyo informativo (no forma parte del archivo):
- Textos legales.
- Boletines oficiales.
- Publicaciones (libros, revistas, folletos, etc.…).
- Copias de informes.
- Dossier de prensa.
Esta documentación queno ha sido producida por la oficina y además no es original, es decir, existen multitud de copias, se conserva sólo mientras sea útil. Documentos que forman parte del archivo: A) Los expedientes administrativos. El gran volumen de documentos que forman parte de los archivos públicos son los expedientes. Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones...