Archivística

DESCRIPCION Y CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Hace algunos años, algunas personas se dieron a la tarea de prescindir de las áreas de la ISAD (G), separar sus 26 elementos y ver cuales podíanaplicarse a Archivo de Gestión, cuales a archivo central y cuales a archivo histórico. El hallazgo no pudo ser más sorprendente. Todas las áreas y todos los elementos eran posibles en cualquier fase delciclo vital. No obstante, aun hoy en día hay quienes creen que la descripción es un recurso del conocimiento propio y casi exclusivo de los archivos históricos y que este no es posible ni necesario enotras fases del ciclo vital. Otras personas, ,un poco mas “refinadas” en sus planteamientos, consideraron, y aun consideran, que la descripción en fases de gestión y central es totalmente diferente ynada tiene que ver con la descripción en archivo histórico. Pero si se considera la definición de “Instrumentos de Descripción” del Reglamento General de Archivos se comprenderá con total claridad queen cualquier fase del ciclo vital el fin de la descripción es establecer un control físico, administrativo e intelectual de los documentos, que permita su adecuada localización y recuperación. Laelaboración de instrumentos de consulta, sean de control o de referencia, se realiza precisamente para obtener la información contenida en los documentos y para ofrecerla a los interesados[1].

Adiferencia de las anteriores personas, otras comprendieron mejor el concepto de Archivo Total, no establecieron rupturas entre las diferentes fases del ciclo vital y diseñaron instrumentos de descripciónmanteniéndose dentro de los lineamientos y alcances de la ISAD (G). En Colombia, ,específicamente en la División de Clasificación y descripción del Archivo General de la Nación, este análisis y estareflexión permitieron el diseño de algunos instrumentos de control muy particulares: las Tablas de Retención Documental (TRD), las Tablas de Valoración Documental (TVD) y el Formato Único de Inventario...