Archivador

Archivo

Es la memoria de la empresa tanto públicas como privadas, instituciones y los profesionales deben disponer de un archivo, ya que se mantiene en un constante contacto con una serie dedocumentos que requieren ser guardados bajo custodia, estos documentos reciben el nombre de fuentes de la información.

Fuentes de la información

Fuentes externas: es la comunicación que la empresarecibe, es decir, facturas, estados de cuenta, notas de pedido, correspondencia oficial, invitaciones, cartas de cobro, cotizaciones entre otros.

Fuentes internas: es la copia de lo enviado:facturas, ordenes de compra, correspondencia oficial, mercantil entre otros.

Archivar

Es el procedimiento de clasificar, organizar y guardar todos los documentos importantes y los registros de unaempresa en forma sistemática.
Es importante archivar para así conservar todos los documentos en lugares seguros contra el polvo, animales rastreros, suciedad y humedad.

Importancia del archivo

Parael secretario ejecutivo es importante iniciar el sistema de archivo siempre y cuando este no este presente en la oficina, es decir, se necesita una serie de conocimientos, reglas y procedimientospara archivar.

Para la oficina moderna es de gran importancia el uso de archivo, allí se reciben o se despachan una serie de documentos de índoles variados que de una u otra forma se relacionan con laempresa o el profesional.


Fines del archivo

1- Guardar y conservar toda la documentación de la empresa, previamente clasificada y ordenada.
2- Dar información precisa, rápida y bajo costo.Tipos de archivo

1- Archivos departamentales:
Son todos aquellos que se encuentran en cada departamento de una empresa, los cuales difieren entre si según la actividad que sedesarrolle en ellos. Ejemplo: departamento de de personal, departamento de contabilidad.

2- Archivos centrales:

Son todos aquellos archivos donde se guardan toda la documentación importante de...