Archivista

PROGRAMA DE CONSERVACION PREVENTIVA
COOMUNICIPIOS LTDA. EN LIQUIDACIÓN

SULY MARYORY VELÁSQUEZ HENAO
C. C. 21853748

TÉCNICO ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
2009

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO 2
INTRODUCCIÓN 4
RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA 5
Actividades 5
Ubicación Geográfica 6
Liquidación y Disolución 6
1.DIAGNÓSTICO 8
1. 1 Panorama General de Riesgos 8
1.2 Estado de los Documentos 9
Factores Extrínsecos de Deterioro de los Documentos 9
Factores Intrínsecos de Deterioro de los Documentos 11
Diagnóstico del Estado de Conservación del Documento. 11
Limpieza y Mantenimiento de Documentos de Archivo 12
Desinfecciones y Fumigaciones por Infestaciones Biológicas. 12Ubicación de los Documentos en Estanterías, Cajas, Costales, Piso, y otros 12
1.3 Estado de Local de Archivo 13
Aspectos Administrativos 13
Áreas de Depósito y Trabajo 13
Condiciones Ambientales (Temperatura, humedad, luz) 15
Instalaciones Hidráulicas, Eléctricas, Aguas Residuales 16
Condiciones de seguridad 16
Limpieza y mantenimiento 16
Disposición de Áreas deConsulta, Reprografía, Procesos Técnicos, Planotecas, Depósito de Archivo, entre otros. 16
1.4 Descripción de Servicios 17
Usuarios 17
Medios de reprografía 17
Instrumentos de búsqueda 17
2. PROGRAMA DE CONSERVACION PREVENTIVA 18
JUSTIFICACIÓN 18
2.1 Objetivos 18
Objetivo General 18
Implementar estrategias de carácter político, administrativo y operativo deconservación preventiva de documentos en la Cooperativa de Municipalidades de Antioquia para el fondo acumulado de la entidad. 18
Objetivos específicos 18
2.3. Estrategias 19
2.4. Impacto (beneficiarios, a que contribuye) 19
Condiciones infraestrutura 19
Condiciones Físicas 20
Condiciones Ambientales 20
Condiciones Técnicas 20
CONCLUSION 23
Recomendaciones generales enarchivos administrativos y producción de documentos 24
BIBLIOGRAFÍA BÁSICA 25

INTRODUCCIÓN

Los documentos y los archivos específicamente, son testimonios del desarrollo institucional, reflejan las actuaciones de la organización; se convierten en soportes indispensables para la toma de decisiones, el desarrollo de proyectos, la defensa de los derechos y la exigencia de deberes, así comofuentes esenciales de la historia y patrimonio documental. Un buen control y conservación de la información permite tomar mejores decisiones, aumentar la productividad y disminuir costos de operaciones diarias, en general facilita la aplicación del proceso administrativo. Pero sobre todo, da testimonio y respaldo a las actuaciones de las personas, cuenta la historia de las organizaciones y se convierteen el patrimonio de una sociedad, de un país.

El programa de Conservación Preventiva para el archivo Histórico y Central de Coomunicipios, es el instrumento archivístico esencial que permitirá normalizar la gestión documental desde su producción o recepción hasta su disposición final, y la aplicación del concepto de archivo total, manteniéndolo en condiciones óptimas para la consulta, elcarácter probatorio, la constitución de memoria institucional y patrimonio.

RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA

Mediante la ordenanza 45 del 21 de junio de 1939, se autorizó al Gobernador de Antioquia para que en representación del Departamento y con los municipios que lo quisieran, fundar una Cooperativa que atendiera en forma adecuada las necesidades de las entidades que ingresaran a ella; es así comosurgió la Cooperativa de Municipalidades de Antioquia – COOMUNICIPIOS, autorizada para funcionar mediante resolución número 897 del 28 de diciembre de 1939, emanada del Ministerio de Trabajo y reconocida como persona jurídica por resolución numero 01 del 25 de enero de 1940 de la Superintendencia Nacional de Cooperativas. Fue constituida con una duración indefinida con la posibilidad jurídica...