Archivistica . 1. Anexos. 2. Tablas de abreviaturas. 3. Memorandos. 4. Glosario. 5. Formularios. 6. Procedimientos documentados. 7. Control de documentos. 8. Control de registros de calidad.

Grupo 4:
1. Anexos.
2. Tablas de abreviaturas.
3. Memorandos.
4. Glosario.
5. Formularios.
6. Procedimientos documentados.
7. Control de documentos.
8. Control de registros de calidad.

Anexos y Tablas de abreviatura.

Anexo A


Un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar un proceso, es la divulgación de la información y la validación de los resultados que se van alcanzandoDOCUMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos recogen las actividades, las tareas y los movimientos de un proceso y se despliegan según las necesidades operativas de la institución y el área.

Paso 1. Catalogar los procedimientos

Para relacionar o catalogar los procedimientos volveremos sobre el formato del anexo A, tal como lo ilustra la figura 6, y proceso a proceso iremos identificandocuales son los procedimientos que están directamente relacionados con un proceso y sus subprocesos.
Paso 2. Validar el resultado con los responsables del proceso Como ya se mencionó, un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar un proceso, es la divulgación de la información y la validación de los resultados que se van alcanzando.

Anexo B














Paso 1. Diligenciar PRIMERASECCION ­ Generalidades:
Tal como lo ilustra la figura 3, la primera sección del formato de levantamiento de Información contiene los siguientes campos:


Objetivo del Proceso. En esta casilla se establece con claridad y precisión el propósito del proceso.
Alcance del Proceso. En esta casilla se establece con donde inicia y donde termina el proceso, además de cuál es el alcance de suaplicación.
Líder de Proceso. Identifique el cargo que tiene como responsabilidad el coordinar, gerencia u orientar el proceso y responde por la efectividad de su resultado.
Paso 2. Diligenciar SEGUNDA SECCION ­ Etapas del proceso, secuencia e interacción:
Es la sección central de la Caracterización de Proceso, e ilustra la secuencia e interacción del proceso con sus proveedores (Externosy/o Internos), las actividades principales y sus clientes (Externos y/o Internos) y está compuesta por los siguientes elementos (Figura 4):


Proveedores: Proceso, persona o tercero que suministra el producto o servicio, que se menciona en la columna de "Entradas"
Entradas: Producto,  servicio, información, directriz  u  objeto de transformación necesaria para  el  inicio  del proceso. Los insumos  (equipos, papel, etc.) y Solo  se  consideraran entradas  aquellas  en las  que el  proveedor sea externo a la normatividad no se consideran entradas.
Proceso analizado.
Subprocesos o etapas: Describe de  manera  secuencial  las  actividades  que  se desarrollan  en el proceso.  Todo  subproceso  o  etapa comenzará  con una acción (verbo). 
Salidas: Producto,  servicio,  información, directriz,  etc.;  Que es generado como resultado de la ejecución de los subproceso o etapas del proceso.
Solo se consideraran salidas  aquellas en las que el usuario sea externo al proceso analizado.
Usuarios: Proceso, persona  o  tercero  que recibe  el producto  o  servicio,  que  se menciona en la columna de "Salidas".

Paso 3. Diligenciar TERCERA SECCION ­ Requisitos e indicadores:
Es la secciónfinal de la Caracterización de Proceso, recoge los requisitos aplicables  al proceso y los métodos de medición del mismo, está compuesta por los siguientes elementos (Figura 5): 
Requisitos aplicables:  necesidad o  expectativa  establecida  para la prestación de un servicio o la gestión de un proceso, en el servicio público generalmente se refiere a disposiciones de carácter normativo, para eldiligenciamiento del formato, tenga en cuenta:
Requisitos  Internos: liste toda la  documentación que  establece parámetros determinados al interior de la entidad para el desempeño del proceso. 
Requisitos  Externos: liste  toda la  documentación que  establece parámetros determinados por el gobierno nacional o el congreso para el desempeño del proceso.





Indicadores:  En  este  punto  del...