Archivistica agn

Una invitación a la consulta

L
os archivos, cuyo fin esencial es conservar y servir los documentos que son pruebas, testimonios e informaciones, constituyen la memoria de los pueblos, apoyan la gestión de la actividad del hombre, promueven el conocimiento de la diversidad cultural, la comprensión de los procesos históricos y la construcción de la identidad colectiva y son asimismo unimportante factor de desarrollo social.
El reconocimiento en nuestro medio del papel estratégico de los archivos para el progreso integral y permanente de la sociedad, fue uno de los pilares esenciales de la Ley 80 de 1989. Tan importante salto significó el comienzo de un intenso proceso de cambio en el quehacer archivístico que ha planteado perspectivas y orientaciones innovadoras para su plenaproyección y desarrollo.
De las Obras de Referencia que prepara un Archivo, conocidas también como Instrumentos de Control y de Información, las Guías Generales son una de las más importantes y necesarias para los investigadores y los propios archivistas. Su elaboración resulta una labor prioritaria para los archivos, es una tarea lenta y ardua que en ocasiones toma no solo años sino décadas, pues nopueden adelantarse sin algunos trabajos previos como la propia ordenación documental, la elaboración de los Índices Generales, el Registro de Fondos o las Relaciones de contenido.
De acuerdo con la mayoría de los tratadistas y expertos, las Guías Generales buscan ofrecer a los investigadores una visión sinóptica de los fondos y grupos documentales que integran un Archivo o un grupo de archivos,presentando datos generales sobre éstos, la descripción de los fondos y otras informaciones de interés. El punto esencial de la Guía lo constituye la descripción somera de los fondos con datos sobre el organismo que los originó, las series y subseries que los forman, el tipo de documentación que los conforman, las fechas extremas que comprenden, el volumen de dicha documentación y, en lo posible, elestado de la misma.
La elaboración de Guías, sus niveles y tipos, responde a criterios y conceptos diversos y dispares y aunque existen principios generales, recomendaciones, pautas y orientaciones, teorías y métodos universalmente aceptados, con estos se conjugan tradiciones documentales, históricas y culturales que de una u otra forma se reflejan en el trabajo final. Conceptos básicos comoColección, Fondo, Grupo, Sección, Serie, Sub-Serie, empleados en la elaboración de una Guía, no siempre se ajustan a las teorías más actualizadas o a las definiciones más elaboradas pero por razones prácticas y economía de tiempo hay que mantener, pues no siempre es dable ni aconsejable proceder a una rec1asificación del acervo documental como previa a la elaboración de aquella.
Por su naturaleza ycontenido, las Guías Generales de Archivo están dirigidas esencialmente a los investigadores si bien se constituyen en importante herramienta de trabajo para los propios archivistas. La información que estos instrumentos de consulta ofrecen al ciudadano en general y a los historiadores en particular pone a disposición de unos y otros la memoria colectiva que conserva ese Archivo como parte delpatrimonio cultural e histórico de la Nación. La propia estructura de la Guía de un archivo nacional suele ofrecer una idea general acerca de las principales etapas históricas de un país o de la organización político-administrativa del mismo.
Quienes por primera vez se lanzan a la aventura de la investigación en fuentes primarias y aún los historiadores conocedores de los fondos, deben acudir,en primera instancia, a la Guía General como orientación necesaria para planear y estructurar mejor la consulta e impedir el naufragio en los primeros intentos, que suelen ser definitivos en el oficio del historiador.
En la medida en que la sociedad, mediante el trabajo del investigador se acerque a la comprensión de su pasado, entenderá mejor su tiempo vital y se proyectará hacia el futuro....