Archivistica - glosario

Glosario de Términos
I. Administración de Documentos: Metodología para planear, dirigir y controlar
la producción, descripción organización, valoración y disposición, circulación,
acceso y uso, conservación, preservación y difusión de los documentos,
expedientes, series, fondos y archivos a lo largo de su ciclo institucional de
vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización en elmanejo de los
recursos operativos archivísticos.
II. Archivo: Conjunto orgánico y organizado de información en cualquier soporte,
producidos o recibidos en el ejercicio de las funciones y atribuciones de
personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
III. Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de
documentos cuya frecuencia de consulta ha disminuido (semiactiva)y que
permanecen en él hasta que concluye su plazo de conservación en razón de
sus valores primarios de carácter administrativo, legal y fiscal.
IV. Archivo de Trámite: Constituye la unidad responsable de la administración de
documentos en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las
atribuciones y funciones de cualquier unidad administrativa u oficina
V. ArchivoHistórico: Unidad responsable de organizar, describir, conservar,
preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional
VI. Baja o depuración documental: Proceso de eliminación razonada y
sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios:
administrativos, legales y fiscales, y que no posea valores secundarios o
históricos: evidenciales, testimoniales oinformativos, de conformidad con el
Catálogo de disposición documental
VII. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que
establece los valores primarios de la documentación, los plazos de
conservación o vigencia documental en los archivos de trámite y concentración
y la determinación de su destino final al término de sus vigencias, que puede
ser su eliminación definitiva encaso de carecer de valores secundarios o bien
su selección como documentación histórica o de valor permanente, susceptible
de transferirse para su conservación y divulgación a una Unidad de Archivo
Histórico. También se le conoce como Tablas de retención
VIII. Clasificación archivística: Proceso de identificación, agrupación,
sistematización y codificación de expedientes de acuerdo con suorigen
estructural y funcional
IX. Ciclo vital de los documentos: Fases por las que pasan los documentos en
una institución y que se caracterizan por diversos usos institucionales de la
información: una primera etapa denominada Activa o de gestión de la
información documental; una segunda fase, conocida como Semiactiva o de
conservación precautoria de los documentos y una tercera etapa,Inactiva o
histórica de los testimonios documentales. El ciclo vital se reconoce también
como la teoría de las tres edades de los documentos, a los que se da
tratamiento en los archivos de trámite, durante su primera edad, en el Archivo
de Concentración, en la segunda edad, y en el Archivo Histórico, durante su
tercera edad.
X. Conservación archivística: Procesos y medidas destinados a asegurarla
preservación, la prevención o restauración de alteraciones físicas de los
documentos de archivo y el mantenimiento de los soportes en los que se
encuentren.
XI. Correspondencia: Conjunto de comunicaciones administrativas emitidas o
recibidas por las unidades administrativas u oficinas de la institución en el
desempeño de sus actividades y el ejercicio de sus atribuciones.
XII. Comitéde Archivos: Organismo constituido por archivistas(también llamados
Archiveros) y, en su caso, administradores para la coordinación de acciones o
programas archivísticos dentro de una institución, mismo que está avalado por
la legislación o normativa institucional oficial
XIII. Cuadro General de Clasificación archivística: Modelo e instrumento lógico
que representa de forma sistemática las...