Archivistica Hoy

BANCOS TÉRMINOLOGICOS



INTRODUCCIÓN



En la recuperación de información en los archivos es importante establecer diferentes herramientas que faciliten la clasificación y descripción de los documentos de tal manera que se logre optimizar la consulta de los información solicitada por las administración de la empresa, los lenguajes documentales, los tesauros y el diseño de bancosterminológicos permiten describir con mayor calidad las series documentales, facilitando la relación entre entidades de un mismo sector.



























BANCOS TERMINOLOGICOS



Los Bancos de datos terminológicos son “un registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una herramienta que facilita información (desde el punto de vista documental) acerca delsector, para una buena comprensión y utilización; logrado mediante la referenciación y la conceptualización de los términos ligados a la actividad económica del sector”[1]. Los bancos terminológicos son registros de conceptos o términos, realizados con el fin de ser utilizado para poder tener un acceso más fácil a la información, donde los datos van acompañados de referencias, definiciones y otrasinformaciones auxiliares para su mejor comprensión y utilización; al ser un instrumento propio de la archivística, se convierte en un punto de apoyo para el entendimiento y la comprensión del contexto real en una organización, documentalmente hablando.

Estos buscan unificar y facilitar el uso de los términos utilizados en un determinado sector para realizar la nominación de series documentales,con el fin de que sean afines y comunes para las personas que trabajan en el sector y no solo para los archivistas que manejan los documentos.

Tesauros

“Un tesauro es una herramienta de control terminológico utilizada para llevar cabo la transposición a un lenguaje controlado el lenguaje natural utilizado en los documentos. Vocabulario controlado y dinámico de términos que establecen entreellos relaciones semánticas.”[2]

“La realización del tesauro de ARCHIVOS tiene la finalidad de disponer de una herramienta para el tratamiento de la información relacionada con la documentación archivística. Este instrumento será utilizado tanto en el proceso de indización de los documentos como en el de búsquedas retrospectivas de la información”[3].



FUNCIONALIDAD

Es importanterealzar que el diseño de un banco terminológico obedece a que “existe una necesidad de desarrollar potentes sistemas de información estructurada y relacionales, que dispongan de bancos terminológicos que garanticen el control del vocabulario y la recuperación ágil y pertinente de la información”[4].

Garantiza la recuperación de la información. Es un sistema que quiere y busca mejorar losresultados que ofrece, en descripción de contenidos y en recuperación de la información. Resulta, además, especialmente eficaz cuando el volumen documental es elevado y cuando el usuario no acude a los centros de archivo, como metodología principal para los bancos terminológicos han crecido y se han generado los tesauros como lenguaje que mejor se adapta a estas necesidades

DISEÑO

El proceso dediseño de un banco terminológico puede realizarse desde diferentes perspectivas por ejemplo Prieto[5] propone los siguientes pasos para el desarrollo de un banco terminológico: Creación de repertorio de series documentales, selección de términos, elaboración de fichas.

Otra propuesta es la de Romero[6] que propone realizar: definición de la naturaleza del Banco de datos, acotamiento espacial ytemporal del mismo, estudio de los documentos, estudio y valoración de las consultas de los usuarios, Depuración de los términos, elaboración de las relaciones y la conceptualización de los términos.

En ambas propuestas se establece que debe haber una investigación previa y una familiarización con el sector del cual se va a diseñar el banco de datos, este acercamiento va más allá de la...