Archivistica y cuadros de clasificación

Cuadro de Clasificación

 

Es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la misma. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo ordenen que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona física o moral que creó los documentos.

El cuadro de clasificación seorganiza por fondo, secciones y series.

Fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institución realiza. 
Sección es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizanconforme a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.

Serie es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.

 

El Cuadro general de clasificación documental responde a una triplenecesidad:

 

1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.

2. Facilitar su localización; es decir, facilitar el acceso a la información contenida en el acervo documental.

3. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo. 

Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son:

 

• La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de cada dependencia o entidad.

• Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada agrupación o serie documental de acuerdo con unaunidad de orden establecida para cada caso.

 

La estructura del Cuadro general de clasificación archivística será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia o entidad. De esta manera, los documentos se reúnen enagrupaciones naturales, a saber: fondo, sección, serie (subserie), expediente, unidad documental.

 

 

 

 

Principios para la elaboración del Cuadro General de clasificación

 

•          Los instrumentos jurídicos, de organización y de normatividad de la dependencia o entidad.

•          Los esquemas de clasificación existentes.

•          Los recursos con que se cuenta.

 Con base en la estructura archivística del fondo, sección y serie como niveles básicos y sucesivos en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística la metodología se plantea a partir de un fondo específico y tendrá como principios: la delimitación, la unicidad, la estabilidad y la simplificación.

Delimitación: El objeto del cuadro es determinar la clasificación del fondo; esdecir, de los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.

Unicidad: Los límites temporales y la edad de los documentos no son características definitorias de la estructura del archivo ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con...