Archivistica

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

MÓDULO II:

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO No. 1: -CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL SERIES Y SUBSERIES-

Clasificar los documentos en: Documentos de archivo y documentos de apoyo.
DOCUMENTOS DE ARCHIVO:

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tienevalor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

DOCUMENTOS DE APOYO: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución oproceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002).

PROCEDIMIENTO No. 2: -CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL SERIES Y SUBSERIESElaborar los separadores para cada una de las series ysubseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

PROCEDIMIENTO No. 3: -CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL SERIES Y SUBSERIES-

Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.

PROCEDIMIENTO No. 4: -PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL-Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

PROCEDIMIENTO No 5: -IDENTIFICACIÓN DE CADA UNIDAD DOCUMENTAL (ASUNTOS)-

SE DEBE IDENTIFICAR CADA UNA DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES ASÍ: • Código de la Oficina •Código de la Serie • Código de la Subserie • Nombre del Expediente Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.

PROCEDIMIENTO No 6: -ORDENACIÓNOrdene cada uno de las unidades documentales(asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información. Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)

PROCEDIMIENTO No 7: -DEPURACIÓNRetirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como: Duplicados Constancias

PROCEDIMIENTO No 8:-FOLIACIÓN Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, H), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.

Véase Anexo A. Procedimientos para foliar los documentos dearchivo.

PROCEDIMIENTO No 9 : UBICACIÓN FÍSICA Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental.

PROCEDIMIENTO No. 10: IDENTIFICACIÓN DE ARCHIVADORES Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita lalocalización física de los expedientes.

PROCEDIMIENTO No 11 : CLASIFICACIÓN DOCUMENTOS DE APOYO Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo...