Archivistica

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS
Acuerdo 07 de 1994
Por el cual se adopta y se expide el acuerdo general de archivos

Que el articulo segundo de la ley 80 de 1989 habla de de la regla de fijar políticas y expedir reglamentos para la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la nación.
Que el numeral d) habla de orientar, formular, coordinar y controlar la política nacional dearchivos.
Que el artículo tercero del Decreto 1777 de 1990, su numeral a), habla de velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de la Nació.

Que el artículo cuarto del decreto Ibídem, habla de las funciones del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN y en el numeral h) habla de regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos de la AdministraciónPública.

Que el artículo octavo del decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y en su numeral a) sitúa: "Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional, y que en su literal c) concretamente manifiesta expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación,consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajó archivístico a nivel nacional.

Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989 y en el Decreto 1777 de 1990,
Acuerda:
Artículo PRIMERO. Adoptar y expedir el presente Reglamento General deArchivos, como norma reguladora del quehacer archivístico del país.

PARTE PRELIMINAR

ARTÍCULO 1o. PRINCIPIOS RECTORES. Los archivos se les dará uso de servir a la comunidad que sirvan de consulta y educación para quienes lo requieran.

Cuando los documentos se convierten en imprescindibles para la sociedad se vuelven tan valiosos que hacen parte de fuentes de la historia del patrimonio culturaly de la identidad nacional, los archivos son parte fundamental y constitutiva de la Administración Pública.

En un sistema democrático los archivos son tribunal de última instancia con relación a la gestión y la moral administrativa. Son garantía de la transparencia en el desarrollo de la gestión pública. Por tanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentosdisciplinaria, administrativa, civil y penalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso exista.

Se restringirá el acceso a la información por razones de conservación a los documentos o razones constitucionales y legales.

Los archivos contribuirán a la realización de programas de sensibilización de la comunidad, sobre laimportancia, el uso de estos y el alcance administrativo, científico y cultural.

El Archivo General de la Nación es la entidad delegada por el poder central para salvaguardar el patrimonio documental del país, cuya protección es obligación del Estado.

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 2o. OBJETO DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.
Éste suministra las pautas y principios que regulan la funciónarchivística en las entidades oficiales.

ARTÍCULO 3o. CONCEPTOS FUNDAMENTALES. A éste se adopta el glosario como parte integral del mismo.

ARTÍCULO 4o. FASES DE FORMACIÓN DEL ARCHIVO. Aquí se tiene en cuenta el ciclo vital de los documentos:
1. Archivos de gestión es el archivo que es sometido a continua utilización y consulta administrativa.
2. Archivos centrales son los archivostransferidos por los distintos archivos de gestión, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de de menor consulta.
3. Archivos históricos, a los que se transfiere desde el archivo gestion, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.

ARTÍCULO 5o. CATEGORIZACIÓN DE ARCHIVOS OFICIALES. Los archivos de carácter...