archivo alfabetico

Archivo Alfabético Geográfico

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización,es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.
Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y razones sociales), porque la clasificaciónfinal se hace también por nombres de individuos y empresas.

Usos
Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales yagencias, distribuidores, concesionarios, etc.

En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.

En empresas de servicios públicos como luz, agua, teléfono, gas, etc.

En compañíasdedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.


Organización de los Archivos Geográficos

País o Estado, Cuidad y Nombre

Iniciamos con la Guía del País, o guíaprincipal, que puede ser Perú

Enseguida aparece la Subguía de la Ciudad, en este caso la cuidad capital es Lima

Luego viene la Carpeta Individual del Cliente, donde se depositan los documentosdentro de un legajo, en estricto orden alfabético.

Finalmente, se coloca la carpeta Varios i Misceláneos, al terminar las carpetas individuales de cada cuidad o pueblo, para clientes que nojustifiquen la apertura de carpeta individual ( clientes con menos de 5 documentos)



Ejemplo




Departamento, Estado o Provincia, Ciudad y Nombres

Iniciamos con la Guía de Departamento oProvincia, o guía principal, que puede ser en Colombia el Departamento de Risaralda

Enseguida aparece la Subguia de Ciudades o pueblos. En el Departamento de Risaralda, la cuidad capital es Pereira.Luego viene la Carpeta Individual del Cliente, donde se depositan los documentos dentro de un legajo, en estricto orden alfabético

Finalmente, se coloca la Carpeta de Varios o Misceláneos, al...