Archivo Central Guia 2
Páginas: 23 (5537 palabras)
Publicado: 8 de noviembre de 2012
Regional Distrito Capital
Centro de Gestión Administrativa
GUÌA DE APRENDIZAJE No. 002
Organizar el Archivo Central de acuerdo la normatividad vigente y las políticas institucionales.
YESICA MILENA ALZATE RAMIREZ
GRUPO 63674
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Centro de Gestión Administrativa
Bogotá, D.C.06 de Noviembre 2012
DESARROLLO GUIA No 002
MANUALESADMINISTRATIVOS
Definición
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización
Objetivos De Los Manuales Administrativos
Los objetivos que se persiguen con la elaboración de los manuales administrativos en una institución son diversos, entreellos se encuentran los siguientes:
* Instruir a los colaboradores de la Institución acerca de aspectos tales como objetivos, visión, misión, estrategias, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, responsabilidades, normas, etc.
* Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.
*Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas a la institución y los colaboradores, así como, propiciar la uniformidad en la ejecución de las labores.
* Servir como medio de integración y orientación a los colaboradores de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones.
* Servir para el análisis o revisión de los procesos y/o procedimientos de unainstitución.
* Constituye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos, procedimientos y métodos de trabajo.
* Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.
* Simplificar la determinación de responsabilidades por fallas y errores.
* Aumentar la eficiencia de los funcionarios indicándoles que eslo qué deben hacer y cómo deben hacerlo.
* Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones o cuellos de botella.
Ventajas De Contar Con Manuales Administrativos
La elaboración de manuales administrativos genera ventajas a las Instituciones que los realizan, dentro de las más importantes podemos citar:
* Servir como un compendio de la totalidad de funciones,procesos, procedimientos y actividades que desarrolla la organización.
* La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
* Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad por asumir, en aquellassituaciones específicas, en las que pueden surgir dudas con respecto a las áreas organizacionales que deben tomar decisiones o proceder con acciones.
* .
2. Los programas de Transferencias documentales en una Institución y/o empresa deben ser planeados estratégicamente y para que se obtenga un resultado exitoso, se requiere desarrollar los siguientes pasos los cuales usted debe investigar,y graficar
* Cuales son los procedimientos a seguir para realizar transferencias de archivos en sus diferentes fases (AG,AC,AH)
* Que importancia tiene la Tabla de Retención Documental y la Tabla de Valoración Documental en las transferencias
* Cuales son las partes que conforman un programa de transferencia documental
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Remisión de losdocumentos del archivo de Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas.
Las transferencias documentales permiten:
* Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
* Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
* Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la...
Centro de Gestión Administrativa
GUÌA DE APRENDIZAJE No. 002
Organizar el Archivo Central de acuerdo la normatividad vigente y las políticas institucionales.
YESICA MILENA ALZATE RAMIREZ
GRUPO 63674
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Centro de Gestión Administrativa
Bogotá, D.C.06 de Noviembre 2012
DESARROLLO GUIA No 002
MANUALESADMINISTRATIVOS
Definición
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización
Objetivos De Los Manuales Administrativos
Los objetivos que se persiguen con la elaboración de los manuales administrativos en una institución son diversos, entreellos se encuentran los siguientes:
* Instruir a los colaboradores de la Institución acerca de aspectos tales como objetivos, visión, misión, estrategias, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, responsabilidades, normas, etc.
* Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.
*Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas a la institución y los colaboradores, así como, propiciar la uniformidad en la ejecución de las labores.
* Servir como medio de integración y orientación a los colaboradores de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones.
* Servir para el análisis o revisión de los procesos y/o procedimientos de unainstitución.
* Constituye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos, procedimientos y métodos de trabajo.
* Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.
* Simplificar la determinación de responsabilidades por fallas y errores.
* Aumentar la eficiencia de los funcionarios indicándoles que eslo qué deben hacer y cómo deben hacerlo.
* Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones o cuellos de botella.
Ventajas De Contar Con Manuales Administrativos
La elaboración de manuales administrativos genera ventajas a las Instituciones que los realizan, dentro de las más importantes podemos citar:
* Servir como un compendio de la totalidad de funciones,procesos, procedimientos y actividades que desarrolla la organización.
* La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
* Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad por asumir, en aquellassituaciones específicas, en las que pueden surgir dudas con respecto a las áreas organizacionales que deben tomar decisiones o proceder con acciones.
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2. Los programas de Transferencias documentales en una Institución y/o empresa deben ser planeados estratégicamente y para que se obtenga un resultado exitoso, se requiere desarrollar los siguientes pasos los cuales usted debe investigar,y graficar
* Cuales son los procedimientos a seguir para realizar transferencias de archivos en sus diferentes fases (AG,AC,AH)
* Que importancia tiene la Tabla de Retención Documental y la Tabla de Valoración Documental en las transferencias
* Cuales son las partes que conforman un programa de transferencia documental
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Remisión de losdocumentos del archivo de Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas.
Las transferencias documentales permiten:
* Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
* Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
* Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la...
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