Archivo de concentración

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

1.- INVESTIGA QUÉ ES UN CATÁLOGO DE VIGENCIA

Es el instrumento que registra de manera general y sistemática, los valores primarios de la documentación, los plazos de conservación o vigencia documental en los archivos de trámite y concentración, así como la clasificación asignada a la información como pública, reservada o confidencial yla determinación de su destino final, al término de sus vigencias.

2.- VISITA UN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Y
a) Pregunta si tienen un catálogo de este tipo

Visité el de la Delegación Iztapalapa y si lo tienen

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2
De acuerdo con lo anterior realiza lo siguiente:

Visita un archivo de una institución pública, privada o municipal, sitúa el archivo deconcentración, y elabora un reporte sobre las actividades del mismo. Incluye en tu reporte tus opiniones sobre el archivo, si cumplen o no las funciones descritas en la unidad.

Si la institución que visitaste no cuenta con un archivo de concentración, indica qué unidad cumple las funciones, a partir de las actividades que realiza.

NOTA: No olvides anotar el nombre, dirección y teléfono de laInstitución a la que pertenece el archivo, y si es posible el nombre del encargado

Archivo de Concentración de la Delegación Iztapalapa

Las instalaciones es una nave muy grande, pero con poca luz, no existen las medidas de seguridad adecuadas ya que esta sobresaturado y los pasillos prácticamente no existen, el segundo piso es una estructura metálica que en una parte ya se abrió y tienen unas tablasatravesadas para poder cruzar, a mi punto de vista el espacio es bueno pero necesita inversión y mantenimiento del lugar.

Por lo que platiqué con el Encargado ya no tienen cupo de hecho prácticamente ya no están recibiendo transferencias de los archivos de trámite y el archivo histórico está iniciando por lo que no se lleva a cabo la transferencia secundaria.

Realizó el inventario topográficosin ninguna ayuda, la Delegación en agosto de 2009 implantó el Cuadro de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y están trabajando el Manual; por lo que son nuevos en la aplicación de instrumentos archivísticos.

Han logrado en los últimos dos años muy avance en materia de archivo pero hace falta mucho por hacer y sobretodo no existe personal capacitado para ello, elencargado no es archivónomo y solo cuenta con un ayudante; por lo que es evidente que ha habido descuido por parte de la Institución ya que no le han dado el valor necesario a su Archivo de Concentración y solo ha sido una bodega de papel, ojalá y ahora que han comenzado le den continuidad y se pueda recuperar este archivo.

Por otro lado, me comentó el encargado que cuenta con documentación yamuy antigua, tiene unas escrituras de unos predios de los barrios de Iztapalapa de casi más de 100 años; así que también es labor del recién creado Archivo Histórico darse a la tarea de recuperar estos documentos.

EVALUACIÓN DE LA UNIDAD
1.-Realiza la lectura de los Sistemas de Red de Archivos del Gobierno Federal y elabora un resumen de las mismas. (Págs. 144 a 151)

2.- Elabora unorganigrama de un Archivo de Concentración



3.- Explica que es depuración

Revisión sistemática que con base en los plazos de vencimientos debe efectuarse para separar del archivo de trámite, aquellos expedientes que por haber superado todas sus etapas se consideran por el momento terminados, para evitar que con su volumen entorpezcan las labores al congestionarse los muebles archivadores y queademás resuelve el problema de espacios para dar cabida a los nuevos asuntos.

4.- Explica los procedimientos que se deben realizar para efectuar una transferencia del Archivo de Tramité al Archivo de Concentración.

1. Identificar los expedientes susceptibles de transferir al Archivo de Concentración
2. Agrupar los expedientes por sección y serie documental
3. Relacionarlos en...