ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y DE DATOS

ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y DE DATOS




























Los datos
Son la base para la información y está a su vez, se plasma en documentos habrá que conservar.
Las principales faces queintegran la elaboración de datos son:
Registro / Anotación.- esta fase se origina cuando se toma nota del dato, es el primer contacto que tiene la empresa con el documento (soporte físico).Clasificación/Ordenación.- en esta fase el dato debe ser identificado y distribuido posteriormente.
Codificación/Denominación.- se trata de asignar a cada dato o conjuntos de datos un nombre. Este puede ser unnúmero, una letra o ambos, es decir un dato alfanumérico. Esta codificación permitirá diferenciarlo de los demás.
Tratamiento/Manipulación.- consiste en la elaboración propiamente dicha ya que una vez queel dato esta codificado (o tiene nombre) sabemos cómo manejarlo administrativamente.
Calculo/Estadística.- en esta fase los datos son sometidos a una serie de cálculos u operaciones aritméticas, conlo que se obtiene así una información final.
Archivo/Custodia.- para finalizar, los datos han de guardarse o archivarse debidamente para que cuando sea preciso obtengamos de ellos la informaciónnecesaria, de la forma más sencilla y rápida posible.









DATOS

INFORMACIÓN
LUGAR DONDE ESTA ARCHIVADA ESA INFORMACION
Código, razón social, código postal, población, correo electrónico, etc. (fichapersonal)
El cliente
FICHERO DE CLIENTES (A)
(información confidencial)
Código, descripción, control de existencias, precio unitario, descuentos, ofertas, tipo IVA.
Articulo solicitado
FICHAS DEALMACEN (B)
Cliente, cantidad artículos, precio…….
Albarán
CARPETA DE ALBARANES (C)
Código cliente, NIF o CIF, razón social, número de unidades, código de artículo, descripción precio, importe,tipo IVA, bases imponibles, cuotas IVA , tipos recargo equivalencia, cuota recargo (en su caso), total factura, forma de pago, observaciones.
Factura
FICHERO DE FACTURAS O CARPETA DE CLIENTES...