Archivo de gestion

ARCHIVO DE GESTIÓN MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

CRISTINA TORRES
EDWIN FABIAN MELÓN
MARTHA MANRIQUE

MYRIAM MARTINEZ ULLOA

UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y ECONOMÍA
PROGRAMA DE ASISTENCIA GERENCIAL
Bogotá D.C, abril de 2011

Índice.

Objetivo. 4
ARCHIVO DE GESTIÓN DE PASAPORTES CALLE 100 5
1. Documentos. 5
2. Ciclo vital de losdocumentos: 5
3. Comité de archivo: 7
4. Flujo de documentos: 8
5. ENFOQUE TEMATICO 9
6. Tabla de retención documental: 22
GLOSARIO 23
Anexo. TRD Cancillería Ministerio de Relaciones Exteriores 25
BIBLIOGRAFIA 26
























Objetivo.

Exponer las herramientas conceptuales, la orientación general, referentes a la tenencia oadministración de Archivos con miras a la organización, administración, conservación de los archivos de manera semejante que maneja el Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores con la legislación vigente y políticas del Archivo General de la Nación.

Profundizar en las actividades de clasificación, ordenación, descripción y conservación de los documentos del Ministerio de RelacionesExteriores y su Fondo Rotatorio para la recuperación de la información y su disposición inmediata facilitando el manejo de documentación que aún se encuentra en trámite y establecer el control para acceso a la información.

ARCHIVO DE GESTIÓN DE PASAPORTES CALLE 100
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

La organización de los archivos de gestión se inicia desde la producción de los documentos en cadauna de las dependencias hasta el momento en que son archivados de conformidad a la normatividad vigente.
1. Documentos.

Reseñas o documentación que se obtienen en el momento en que se crea un pasaporte (fotocopia de la cédula, registro civil, fotos, recibo de pago).

2. Ciclo vital de los documentos:

Archivo de gestión: la documentación comienza desde el momento en que se expideun pasaporte. Es sometida a constante consulta administrativa.
Archivo central: en este archivo la documentación se mantiene por un tiempo de diez años, puesto que es el mismo periodo de vigencia que tiene el pasaporte de lectura mecánica.
Archivo histórico: esta es la fase de conservación y eliminación luego de que ha cumplido su ciclo en el archivo de gestión.
En ese contexto, lasactividades administrativas y técnicas relacionadas, se resumen en el siguiente gráfico, el cual en secuencia procedimental muestra el ciclo vital que cumple cualquier documento producido en la entidad.



3. Comité de archivo:

Lo integran las siguientes personas:
* Secretario general o delegado
* Director administrador o financiero
* Jefe de la oficina jurídica interna
* Jefeasesora de planeación
* Coordinador de archivo

4. Flujo de documentos:
SOLICITUD DEL PASAPORTE

FOTOCOPIA (CEDULA, REGISTRO CIVIL, FOTOS, CONSIGNACION, PASAPORTE ANTERIOR)

REVISION DE LA DOCUMENTACION

¿DOCUMENTOS PRIMARIOS EN REGLA?

NO

DEVOLUCION DE LOS DOCUMENTOS

SI

FINALIZACION DEL PROCESO

CAPTURACION DE DATOS Y DOCUMENTOS
ALMACENAMIENTO, ORGANIZACIÓN YARCHIVACION DE LOS DOCUMENTOS

ASIGNACION ALFANUMERICA DE RESEÑAS CON DOCUMENTACION
CICLO DE USO DOCUMENTAL (2 AÑOS) OFICINA EXPEDIDORA

EXPIRACION DE TIEMPO (ENVIO AL ARCHIVO CENTRAL
PERIODO DE 10 AÑOS

ARCHIVO HISTÓRICO PARA LA CONSERVACIÓN

5. ENFOQUE TEMATICO

6.1. ORGANIZACION DE ARCHIVOS DE GESTION

6.2. Alcance

La organización de los archivos degestión se inicia desde la producción de los documentos en cada una de las dependencias hasta el momento en que son archivados de conformidad a la normatividad vigente.

6.3. Pautas para la Organización de Archivos de Gestión

Cada oficina deberá contar con un archivo centralizado, donde se conservarán organizados, todos los documentos generados o recibidos por la dependencia en el...