Archivo documentario

CAPÍTULO III
3.1. EL ARCHIVO

* El término archivo del latín archīvum se usa comúnmente para designar el local donde se custodian los documentos producidos por alguna entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
* Es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son ordenados,clasificados y conservados para difundir la información contenida en el.
* También se designa Archivo al espacio físico o a la Institución.
* Los archivos son agrupados en directorios dentro del sistema de archivos y son identificados por un nombre de archivo. El nombre forma la identificación única en relación a los otros archivos en el mismo directorio.
Dependiendo de cada sistemade archivos, los ficheros pueden tener atributos particulares como, por ejemplo, fecha de creación, fecha de última modificación, dueño y permisos de acceso.
El tamaño de un archivo está limitado por una serie de factores, como la capacidad disponible en la memoria secundaria del ordenador y los límites impuestos por el sistema operativo o el sistema de archivos.
El tipo de un archivoes caracterizado por la organización de los datos contenidos y la interpretación que realiza el software que los escribe o los lee.
3.2. FUNCIONES DEL ARCHIVO
* Guardar y organizar la documentación escrita, impresa gráfica fotografía y audio visual que han producido todos los servicios.
* Garantizar la conservación y custodia de los documentos.
* Facilitar la informaciónnecesaria.
* Elaborar los instrumentos de descripción que aseguren el control, el acceso y la recuperación rápida y eficiente de la información.
* Asegurar a los ciudadanos el derecho de acceso a la información y a la vez preservar el derecho o intimidad y la reserva de los documentos privados.
* Asesorar en materia de organización de los archivos de gestión.
* Seleccionar yevaluar la documentación que procede de los archivos de gestión.
3.3. OBJETIVOS DEL ARCHIVO

* Informar, sobre algo del pasado.
* Servir de prueba jurídica, porque constituyen constancia de algo.
* Servir como objeto cultural y educativo, encaminando a la investigación y la difusión cultural.
3.4. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
DOCUMENTOS

RECOPILAR

SELECCIONARCLASIFICAR

CONSERVAR


DIFUNDIR
3.5. TIPO DE ARCHIVO

3.6. SISTEMAS DE ARCHIVO
Los principales sistemas de archivo son: El horizontal, el lateral y el vertical.

A) ARCHIVADOR HORIZONTAL
Los documentos se almacenan en sentido horizontal, dispuestos uno encima de otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.
Ventajas:
* Es asequible, debido a su simplicidad, y eldocumento, al estar apoyado sobre su superficie mayor, sufre poco. Además horizontalmente se pueden archivar grandes documentos.
Desventajas.
* Resulta difícil localizar los documentos.
* En su búsqueda se pierde mucho tiempo.


B) ARCHIVADOR LATERAL
Es similar al archivador horizontal, en este caso los documentos se apoyan uno de los lados cortos, uno junto a otro, igualcomo están los libros en una biblioteca.
Ventajas:
La principal ventaja de este sistema es su economía, ya que permite aprovechar más el espacio disponible, sin desperdiciarlo como con el sistema del archivador horizontal. Las carpetas pueden sacarse y volver a colocarlas en su sitio sin necesidad de mover las demás.

Desventajas:
Conciernen a los documentos sueltos. Aunque vayan metidosen carpetas, al colocar éstas paralelamente es muy fácil que los documentos pequeños se caigan.

C) ARCHIVO VERTICAL
En este sistema de archivos el documento se apoya sobre uno de los lados más largos. Los expedientes se almacenan en carpetas separadas, archivadas juntas una al lado de la otra.
Estas carpetas van previstas de un gancho central o dos laterales cuando se bota de estantes o...