archivo electronico

Archivo Electrónico
El archivo electrónico permite almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Estos archivos electrónicos, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos convencionales.
ARCHIVOS ELECTRÓNICOS:Es el sistema que ofrecealmacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo.TIPOS DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS DE MAYOR USO:• Imágenes• Texto• AudioEXTENSIONES DE LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS DE MAYOR USO:• exe Ejecutables• .doc o .docx Para Word (la última, versión 07)• .xls Excel• .ppt PowerPoint•.txt Bloc de notas• .html  Páginas de internet• .pdf Archivos de adobe reader (ej. ebooks)• .jpeg .gif .png Imágenes• .psd Photoshop• .dll Es un ayudante de programa• .dwg Dibujos en autocad• .rar .zip .7z Archivo comprimidoPROGRAMAS INFORMÁTICOS QUE LEEN ARCHIVOS ELECTRONICOS DE MAYOR USO:• Microsoft Excel• Microsoft Word• Microsoft PowerPoint• Plataformas virtuales de programas • Windows mediaplayer• Adobe ReaderFUNCIONALIDAD DE LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS:• Ordena de forma rápida los documento• Favorece la conservación de los originales evitando su desgaste o deterioro• Sirve como copia de seguridad• Distribuye fácilmente información extensa• Permite el acceso rápido a la información
Tecnología actual para archivos electrónicos
La industria de los sistemas para la gestión de documentoselectrónicos se encarga del desarrollo de tecnologías para tareas tan importantes en el mundo de la información como el manejo de documentos en formato digital, la conversión a dicho formato de los documentos de papel, las publicaciones electrónicas y la gestión de archivos automatizados. Se describen brevemente las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos, sus principales ventajassobre los sistemas tradicionales y una alternativa para la gestión de documentos electrónicos en las organizaciones de países en vías de desarrollo. De manera general, todas las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos se encargan de facilitar a las organizaciones la adquisición, gestión, almacenamiento, utilización compartida y la dirección.
Documento, archivo electrónico, gestiónde documentos electrónicos
Para llegar en este trabajo a una conclusión sobre qué es un documento es necesario abstraerse de la enorme polémica que ha generado este concepto en todos los tiempos entre los especialistas de la información. La exposición siguiente se basará en el concepto de Michael Buckland, el cual lo define como un contenedor de información, es decir, aquello que hace posibleorganizar, presentar y gestionar información relativa a un hecho, una persona o una temática determinada.1 Aunque este es un criterio que se ha utilizado generalmente con objetivos prácticos resulta, entre todos los analizados, el más general. No solamente son ejemplos de documentos según esta definición una carta, una fotografía, un video, un informe, o cualquier otro contenedor de información quetenga un significado y esté sujeto a un contexto determinado, apoyados en el papel; también pueden reconocerse como documentos una escultura, piezas de museo, personas, animales vivos u otro objeto que sin estar asociado al papel contenga información. A pesar de que un documento puede valerse de cualquier medio para existir, este se gestiona como una unidad de información independientemente de suformato o el medio en que se almacene. Por ejemplo, una carta dirigida a un cliente de la organización puede ser un documento de papel, un archivo creado con un procesador de textos, un mensaje de correo electrónico o una imagen digital de una carta impresa, pero de cualquier manera podrá procesarse siempre como un mensaje de una persona o institución a otra, creada para transmitir determinada...