Archivo Escolar
Páginas: 10 (2443 palabras)
Publicado: 31 de julio de 2012
ARCHIVAR
Según la autora: Thalía Domínguez Corona, “archivar es el arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificada toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con los individuos, para protegerlos contra el deterioro, destrucciones o pérdida y que a la vez facilite su pronta localización y manejo.
Conforme lo establecido en los artículos 30 y 31 dela Constitución Política de la República de Guatemala, “todos los actos de la administración son públicos. Los interesados tienen derecho a obtener, en cualquier tiempo, informes, copias, reproducciones y certificaciones que soliciten y la exhibición de los expedientes que deseen consultar. Toda persona tiene el derecho de conocer lo que de ella conste en archivos, fichas o cualquier otra forma deregistros estatales”.
Derivado de la normativa constitucional en la materia, surge la necesidad de que todo establecimiento educativo, primordialmente los de naturaleza estatal, cuente con un sistema adecuado de registro y conservación de la documentación generada en la actividad educativa, ya sea de carácter docente o administrativa.
La organización y funcionamiento de los archivosescolares se encuentra específicamente regulada por el Acuerdo Gubernativo número M. de E. 3-70 de fecha 20 de diciembre de 1969, según el cual los mismos deberán armonizarse con lo preceptuado en el Decreto 1768 del Congreso de la República de fecha 03 de julio de 1968, que crea el Archivo General de Centroamérica.
El artículo 2 del citado reglamento, “todos los establecimientos educativos que seencuentren funcionando o se crearen en el futuro… están obligados a organizar su archivo y a velar porque cumplan con las funciones que le son propias.”
El artículo 3 del mismo cuerpo legal señala que “cada centro educativo deberá organizar sus respectivos archivos de acuerdo a sistemas modernos de catalogación, clasificación y registro a efecto, de que preste servicios eficientes y cumplanintegralmente con sus funciones.”
Siendo que la normativa legal existente deja un amplio margen de discrecionalidad al no especificar el sistema a utilizar, concretándose a señalar que los archivos deben organizarse de acuerdo a “sistemas modernos” de catalogación, clasificación y registro; es conveniente que al interno de cada institución se cuente con una normativa propia (manual deprocedimientos), para sistematizar los procedimientos; a fin de que los posibles cambios de personal no afecten el funcionamiento y que la información que le sea requerida se obtenga oportuna y eficientemente.
Los responsables del archivo escolar podrán solicitar la asesoría necesaria a entidades versadas en la materia, y concretamente al Archivo General de Centroamérica, cuyo Director es el facultado paraefectuar la inspección del mismo, función que puede ser delegada a los supervisores administrativos.
OBJETIVOS
El archivo escolar al igual que otras actividades que emprendemos se propone los siguientes objetivos:
• Proporcionar un lugar seguro y permanente para los documentos.
• Conservar en un mismo lugar todos los documentos relacionados con determinado asunto, lugar, individuo oinstitución.
• Localizar los documentos en el momento que se solicite”
UNIDAD DE ARCHIVO
Se le llama así a cada palabra, letra, inicial y abreviatura que aparece en el nombre de una persona, sociedad, corporación o institución.
Sistemas De Archivo
Para mayor comprensión de los directores se describen los dos sistemas más comunes:
* SISTEMA ALFABÉTICO
“La ordenación alfabética de losdocumentos y expedientes es la base del sistema alfabético, que es el más utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en el hogar”.
El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un directorio de la computadora, es fundamental para la localización rápida de los documentos. A un cuando es un sistema muy conocido, es importante seguir el procedimiento para archivar...
Según la autora: Thalía Domínguez Corona, “archivar es el arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificada toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con los individuos, para protegerlos contra el deterioro, destrucciones o pérdida y que a la vez facilite su pronta localización y manejo.
Conforme lo establecido en los artículos 30 y 31 dela Constitución Política de la República de Guatemala, “todos los actos de la administración son públicos. Los interesados tienen derecho a obtener, en cualquier tiempo, informes, copias, reproducciones y certificaciones que soliciten y la exhibición de los expedientes que deseen consultar. Toda persona tiene el derecho de conocer lo que de ella conste en archivos, fichas o cualquier otra forma deregistros estatales”.
Derivado de la normativa constitucional en la materia, surge la necesidad de que todo establecimiento educativo, primordialmente los de naturaleza estatal, cuente con un sistema adecuado de registro y conservación de la documentación generada en la actividad educativa, ya sea de carácter docente o administrativa.
La organización y funcionamiento de los archivosescolares se encuentra específicamente regulada por el Acuerdo Gubernativo número M. de E. 3-70 de fecha 20 de diciembre de 1969, según el cual los mismos deberán armonizarse con lo preceptuado en el Decreto 1768 del Congreso de la República de fecha 03 de julio de 1968, que crea el Archivo General de Centroamérica.
El artículo 2 del citado reglamento, “todos los establecimientos educativos que seencuentren funcionando o se crearen en el futuro… están obligados a organizar su archivo y a velar porque cumplan con las funciones que le son propias.”
El artículo 3 del mismo cuerpo legal señala que “cada centro educativo deberá organizar sus respectivos archivos de acuerdo a sistemas modernos de catalogación, clasificación y registro a efecto, de que preste servicios eficientes y cumplanintegralmente con sus funciones.”
Siendo que la normativa legal existente deja un amplio margen de discrecionalidad al no especificar el sistema a utilizar, concretándose a señalar que los archivos deben organizarse de acuerdo a “sistemas modernos” de catalogación, clasificación y registro; es conveniente que al interno de cada institución se cuente con una normativa propia (manual deprocedimientos), para sistematizar los procedimientos; a fin de que los posibles cambios de personal no afecten el funcionamiento y que la información que le sea requerida se obtenga oportuna y eficientemente.
Los responsables del archivo escolar podrán solicitar la asesoría necesaria a entidades versadas en la materia, y concretamente al Archivo General de Centroamérica, cuyo Director es el facultado paraefectuar la inspección del mismo, función que puede ser delegada a los supervisores administrativos.
OBJETIVOS
El archivo escolar al igual que otras actividades que emprendemos se propone los siguientes objetivos:
• Proporcionar un lugar seguro y permanente para los documentos.
• Conservar en un mismo lugar todos los documentos relacionados con determinado asunto, lugar, individuo oinstitución.
• Localizar los documentos en el momento que se solicite”
UNIDAD DE ARCHIVO
Se le llama así a cada palabra, letra, inicial y abreviatura que aparece en el nombre de una persona, sociedad, corporación o institución.
Sistemas De Archivo
Para mayor comprensión de los directores se describen los dos sistemas más comunes:
* SISTEMA ALFABÉTICO
“La ordenación alfabética de losdocumentos y expedientes es la base del sistema alfabético, que es el más utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en el hogar”.
El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un directorio de la computadora, es fundamental para la localización rápida de los documentos. A un cuando es un sistema muy conocido, es importante seguir el procedimiento para archivar...
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