Archivo fisico

EL ARCHIVO FISICO
Concepto de archivo
“Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.”

“Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturalesdonde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.”
Es decir, archivos son tanto los fondos documentales (los “conjuntos orgánicos de documentos”) Como las instituciones donde se conservan dichos fondos (por ejemplo, el Archivo General de Indias).

Debe entenderse por “documento” todo soporte que contiene un texto que es elresultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades. Incluyen tanto los jurídicos como los administrativos, distinguiéndose de otras acepciones documentales por su génesis, por cuanto se estiman como tales los producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines yconservados como prueba e información. Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. Este carácter seriado es el resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones específicas.

Como sabemos, la actividad de las “instituciones culturales” que reúnen los archivos tienen tres finalidades básicas respecto a la documentación:Reunir: deben agrupar toda la documentación específica de su área en su mismo archivo, a fin de
facilitar su localización.

Conservar: deben evitar que dichos documentos se extravíen o deterioren, realizando las tareas de
restauración que fuesen precisas.

Ordenar: deben organizar la documentación de forma que se facilite su localización.

Difundir: la misión última de un Archivo, es poner adisposición de los interesados sus fondos, e
incluso promover su conocimiento.

Clases de archivos
Según la titularidad de la institución:
← Públicos (como los de las Administraciones Públicas).
← Privados (por ejemplo, los eclesiásticos: los registros parroquiales, por ejemplo).
Por el ámbito territorial:
← Locales.
← Regionales.
← Generales o Nacionales.
Por laantigüedad de la documentación conservada:
← De Gestión.
← Centrales.
← Intermedios.
← Históricos.
Esta última clasificación responde al proceso de almacenamiento de los documentos en la Administración Pública atendiendo a su antigüedad.

Fases de conservación de los documentos

Archivos de gestión
En él se conservan los documentos que están en tramitación, en expedientesque permanecen abiertos, hasta un plazo máximo de 5 años. También se llama “archivo de oficina”, puesto que están próximos a los organismos que los necesitan para su gestión. Pasado ese plazo, o bien cuando el expediente está ya cerrado y el procedimiento terminado, pasan al archivo siguiente.

Archivos centrales
Aquí están los expedientes definitivamente cerrados, pero que aún podríanconsultarse en búsqueda de antecedentes o por parte de ciudadanos en busca de pruebas de sus derechos. En la Administración General del Estado, existe un Archivo Central en cada Departamento Ministerial.
Aquí permanecen los documentos durante un periodo de diez años, pasados los cuales, se transfieren al archivo siguiente.

Archivos intermedios
Aquí están los documentos cuyo valor de gestión ya es casinulo y se van clasificando de cara a su interés histórico. En este archivo se hace el proceso de expurgo, es decir, de selección de aquellos archivos que merecen la pena conservar por su interés histórico, procediendo a la eliminación del resto. Esta función de archivos intermedios lo hacen el Archivo General de la Administración (Alcalá de Henares) para los documentos de la Administración...