archivo general
Páginas: 7 (1552 palabras)
Publicado: 23 de enero de 2014
EXAMEN DE ASIGNATURA
CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO
1.- Establezca la diferencia entre la Clasificación Numérica y Alfabética
La clasificación numérica es la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento y en cambio en la clasificación alfabética se basa fundamentalmente enel uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por categoría o tema (asunto).
2.- Explique la clasificación por orden geográfico, cronológico y por materias.
Clasificación geográfica: seencarga de llevar el control de sucursales; es el método apropiado para las oficinas centrales que cuentan con sucursales dentro y fuera de una empresa y se ordena alfabéticamente.
Clasificación Cronolológica: se encarga de la distribución según fecha de cada uno de ellos, partiendo de la base de emisión o de su recepción o sea comienza de las mas antigua hacia la mas moderna si se desconoce elida se archivara detrás del mes y si se desconoce el mes detrás del año.
Clasificación por materias: es la distribución de los documentos según los asuntos de que se tratan.
Se archiva de en forma numérica, cronológica o alfabética.
3.- ¿Cómo se clasifican los dibujos, cartográficos, planos y gráficos?
En la clasificación Artístico y Técnico
Artístico: utiliza los dibujos para expresarideas estéticas, filosóficas o abstractas.
Técnico: es el procedimiento utilizado para representar topografía, trabajo de ingeniería, edificios y piezas de maquinaria que consiste en un dibujo normalizado.
4.- ¿Qué es el Archivo y el Archivista?
Archivo
El archivo es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interéspara la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
Archivista: Es una disciplina que se ha desarrollado a partir del análisis, el trabajo de campo y la investigación operativa sobre lasorganizaciones que producen documentos.
Es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos".
5.- ¿Qué Tipos de Archivo conoce y cuales considera mas prácticos?
Archivo Secretarial
Archivo por nombres y materias
Archivo centrales
Archivo verticales
6.- ¿Dónde se ubicaría los archivos en una empresa?
Es un lugarseguro y amplio donde se pueda localizar la documentación rápida y precisa, se ubican en estantes con sus respectivos archivadores especificando el nombre de cada archivador que contiene los documentos.
7.- ¿En que consiste la clasificación numérica consecutiva?
Consiste en la numeración consecutiva y progresiva 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y empezando por el cero puede a su vezsubdividirse como: 0-1, 0-2, 0-3, etc.
8.- ¿Qué particularidades ofrece el “Sistema Decimal de Dewey”
Deben ser registrados bajo diez o menos títulos principales, los cuales van enumerados de 000 hasta 900 cada titulo principal va subdividido en 10, numerando del 10 al 90 procedidos de una cifra de la centena.
9.- ¿Cómo se aplica el Sistema de la cifra Terminal?
Se enumera de derecha a izquierda,ya que en la numeración se lee en ese mismo orden. Ejemplo:
Una clasificación cifrada en 1234567, se leerá 67 como cantidad primaria; 45 como cantidad secundaria y 123 como cantidad final.
10.- ¿Para que sirve el registro de archivo?
Sirve para localizar más rápido los expedientes que ingresan dentro y fuera de la empresa, también sirve para llevar un orden y buen funcionamiento y...
CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO
1.- Establezca la diferencia entre la Clasificación Numérica y Alfabética
La clasificación numérica es la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento y en cambio en la clasificación alfabética se basa fundamentalmente enel uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por categoría o tema (asunto).
2.- Explique la clasificación por orden geográfico, cronológico y por materias.
Clasificación geográfica: seencarga de llevar el control de sucursales; es el método apropiado para las oficinas centrales que cuentan con sucursales dentro y fuera de una empresa y se ordena alfabéticamente.
Clasificación Cronolológica: se encarga de la distribución según fecha de cada uno de ellos, partiendo de la base de emisión o de su recepción o sea comienza de las mas antigua hacia la mas moderna si se desconoce elida se archivara detrás del mes y si se desconoce el mes detrás del año.
Clasificación por materias: es la distribución de los documentos según los asuntos de que se tratan.
Se archiva de en forma numérica, cronológica o alfabética.
3.- ¿Cómo se clasifican los dibujos, cartográficos, planos y gráficos?
En la clasificación Artístico y Técnico
Artístico: utiliza los dibujos para expresarideas estéticas, filosóficas o abstractas.
Técnico: es el procedimiento utilizado para representar topografía, trabajo de ingeniería, edificios y piezas de maquinaria que consiste en un dibujo normalizado.
4.- ¿Qué es el Archivo y el Archivista?
Archivo
El archivo es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interéspara la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
Archivista: Es una disciplina que se ha desarrollado a partir del análisis, el trabajo de campo y la investigación operativa sobre lasorganizaciones que producen documentos.
Es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos".
5.- ¿Qué Tipos de Archivo conoce y cuales considera mas prácticos?
Archivo Secretarial
Archivo por nombres y materias
Archivo centrales
Archivo verticales
6.- ¿Dónde se ubicaría los archivos en una empresa?
Es un lugarseguro y amplio donde se pueda localizar la documentación rápida y precisa, se ubican en estantes con sus respectivos archivadores especificando el nombre de cada archivador que contiene los documentos.
7.- ¿En que consiste la clasificación numérica consecutiva?
Consiste en la numeración consecutiva y progresiva 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y empezando por el cero puede a su vezsubdividirse como: 0-1, 0-2, 0-3, etc.
8.- ¿Qué particularidades ofrece el “Sistema Decimal de Dewey”
Deben ser registrados bajo diez o menos títulos principales, los cuales van enumerados de 000 hasta 900 cada titulo principal va subdividido en 10, numerando del 10 al 90 procedidos de una cifra de la centena.
9.- ¿Cómo se aplica el Sistema de la cifra Terminal?
Se enumera de derecha a izquierda,ya que en la numeración se lee en ese mismo orden. Ejemplo:
Una clasificación cifrada en 1234567, se leerá 67 como cantidad primaria; 45 como cantidad secundaria y 123 como cantidad final.
10.- ¿Para que sirve el registro de archivo?
Sirve para localizar más rápido los expedientes que ingresan dentro y fuera de la empresa, también sirve para llevar un orden y buen funcionamiento y...
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