Archivo Geo Paola


Nombre del Curso: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL BÁSICO I (ARCHIVO) Nombre de la Unidad III: SISTEMA ALFABÉTICO GEOGRÁFICO

1. SISTEMA ALFABÉTICO GEOGRÁFICO-CONCEPTO

Archivo alfabético geográfico,como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por ordenalfabético.

Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y razones sociales), porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos y empresas.

1.1. USOSSu utilización es recomendable en los siguientes casos:

 Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores, concesionarios, etc.
 En instituciones cuyasventas se organizan por áreas geográficas.
 En empresas de servicios públicos como luz, agua, teléfono, gas, etc.
 En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas detransporte, etc.

1.2. ORGANIZACIONES DE LOS ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

En primera instancia iría:

 Guía alfabética: esta guía puede ser la A, por ser la primera letra del al alfabeto y abarcaría todos lospaíses que comiencen por la A, (Argentina, Alemania, Angola).

 Guía del país: comprende al país que representa y su nombre puede ser
Argentina, Argelia, Alemania, Angola.

 Subguía de ciudades: quecorresponde a las ciudades o pueblos de cada país donde existen clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden alfabético y en ese orden irá primero Buenos Aires que Rosario, ambas
ciudades deArgentina.






Ej:

 Carpetas individuales: corresponden a los clientes de cada ciudad que a
su vez irán en estricto orden alfabético ya sea como persona natural o jurídica.
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Subguía de ciudades

Guía de país

Guía alfabética








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