Archivo-Mecanografia

Archivo
El archivo es el conjunto de documentos y correspondencia, que se guardan en una empresa o institución, con un orden determinado. El archivero es el mueble donde se guarda el archivo. Archivar es la acción de guardar todos los documentos empresariales de una oficina, en tal forma que su localización sea fácil. Archivista es la persona encargada de archivar.
Dentro de sus funciones,corresponde a la secretaria saber archivar, generalmente se siguen las técnicas que la oficina elige para el sistema de archivo que debe llevar, pero en cualquier caso debe ser ágil en su manejo, para que cuando alguna persona desee localizar algún documento , lo pueda hacer sin ninguna dificultad.
- Características.- Tipos
Existen diferentes tipos de archivo, según su tamaño y vigencia, cuandola empresa o institución es grande, normalmente cuenta con un ARCHIVO GENERAL, en donde se centralizan todos los documentos de los diferentes departamentos. Pero siempre existen papeles, documentos especiales y confidenciales que no podrán ser archivados en el archivo general, sino en el ARCHIVO DE DEPARTAMENTO, por eso debes conocer a fondo lo referente a un archivo, para lo que es necesario queapliques las siguientes reglas de ordenamiento:
1. Emplear una clasificación lógica, comprensible para todos.
2. Clasificar los documentos por su origen, que sea identificable y válido para posteriores consultas.
3. Que el archivo esté ubicado en un lugar accesible y de fácil manejo.
4. Proteger los documentos de la humedad, el polvo y demás agentes destructores.
La ley obliga a guardar losdocumentos de una empresa por lo menos durantes cinco años, pero no pueden ser destruidos, porque quizá en alguna ocasión se lleguen a necesitar, entonces se forma con estos documentos el ARCHIVO MUERTO, que se guardará normalmente en cajas de cartón que existen para este fin y se enviará, si es que existe, al almacén.
-Mobiliario y equipo.
El mobiliario esta compuesto por armarios
provistos decajones o estantes.Los hay para todas las necesidades y gustos.


Las casas comerciales
Las casas comerciales de equipos de oficina, cuentan con catálogos ilustrativos para seleccionar el archivero que mejor se adapte a las necesidades de organizaciones y decoración de la oficina.
Los hay tipo estantes deslizables sobre rieles, que reducen notablemente el espacio, archiveros de uno, dos,tres, cuatro o cinco cajones o gaveta; ficheros con patas de ruedas deslizables; archivo de suspensión para usar sobre el escritorio; archivos para cajones de escritorios; con cajones tarjeteros; archivos de suspensión de consulta lateral, muebles archivadores de planos, archivador de kárdex, etc.
Archivo manual y por computadora.
El archivo manual se maneja através de expedientes, los cuales requieren de tres factores: clasificación, ordenación y equipo adecuado. El archivo manual es indispensable para los documentos que se requieren original en pruebas legales, pero debido a los adelantos tecnológicos, existen los archivos por computadora, en donde la información puede ser almacenada en la memoria central y guardada en los discos duros o disquetes, quenos permiten tener acceso directo a cualquier parte de la información, mediante la visualización de los datos en una pantalla o monitor. El programa en las computadoras personales para base de datos se llama dBASE III. Los archivos por computadora tiene la ventaja de que ocupan poco espacio, sin embargo depende totalmente de la corriente eléctrica, por lo que una falla en la misma podría deteriorarla información.
Elementos auxiliares en la organización del archivo.
Los elementos auxiliares en la organización del archivo son: Las carpetas o fólders que tienen un área sobresaliente en la parte posterior, llamada pestaña o ceja, en donde se escribe el nombre del contenido de la carpeta. Estas carpetas reciben el nombre de expedientes y contienen la documentación correspondiente a una...