Archivo notarial
Páginas: 5 (1243 palabras)
Publicado: 28 de julio de 2014
Reseña histórica
En el ejercicio del notariado en Costa Rica, el Archivo Notarial se convierte en una institución que juega un papel importante y actual, toda vez que, conforme lo estable la legislación vigente –tanto el Código Notarial, como la archivística, la Ley del Sistema Nacional de Archivos- es el responsable de reunir, organizar, conservar y facilitar los índices y protocolosnotariales y consulares desde el año 1900.
Desde la creación del Archivo Nacional vamos a encontrar en los diferentes organigramas de la institución la existencia de un área responsable de la documentación notarial. Así podemos mencionar:
• En los años de 1881 a 1982 se denominaba: “ Sección Jurídica”
• De 1982 a 1990 encontramos una sección dependiente de la Subdirección denominada “ProtocolosNotariales Actuales”
• En los años 1990 a 1998 pasa de sección a “Departamento Archivo Notarial”, con tres secciones: Índices Notariales,
Reproducciones Notariales y Atención al Público.
A partir de 1998 su denominación es igual, pero en aras de una estructura más plana que facilite la organización y control desaparecen las tres secciones.
El Archivo Notarial es un departamento del ArchivoNacional de Costa Rica, institución desconcentrada del Ministerio de Cultura Juventud y Deportes –según lo establece el artículo 11 de Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos- y cuya misión es la de ser la entidad que reúne, conserva, organiza y facilita los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que constituyen el Patrimonio Documental de la Nación, así como ser laentidad rectora del Sistema Nacional de Archivos.
Cabe señalar que actualmente la nomenclatura de “Archivo Notarial” obedece en toda su expresión a las funciones que realiza como archivo, es decir, la función de reunir, organizar, conservar y facilitar los documentos originales notariales.
En cuanto a la dependencia jerárquica del Archivo Notarial lo es la Dirección General del ArchivoNacional, mantiene estrecha relación a lo interno de la institución con otros departamentos, especialmente con el Departamento de Conservación, en donde se microfilman, encuadernan y restauran los protocolos notariales y el Departamento de Cómputo que ofrece todo el soporte en cuanto a equipamiento y sistemas informáticos.
A lo externo de la institución tiene estrecha relación con el Consejo SuperiorNotarial, órgano encargado de organizar el notariado costarricense y donde la Junta Administrativa del Archivo Nocional tiene un representante; con el Colegio de Abogados; con los diferentes registros del Registro Nacional, Juzgado Notarial y despachos judiciales en general.
En este Departamento encontramos funcionarios altamente capacitados para realizar las funciones encomendadas en la ley y quese encuentran comprometidos con el cumplimiento de los servicios que se prestan a los usuarios, resguardando de manera eficiente y eficaz la documentación notarial.
Marco jurídico
El marco jurídico que regula la actividad del Archivo Notarial está constituido por:
• La Ley del Sistema Nacional de A rchivo Nº 7202, publicada en el Diario Oficial La Gaceta el 24 de octubre de 1990;el Código Notarial Ley Nº 7764, publicada en la Gaceta el 22 de mayo de 1998 y sus reformas.
• El Código Notarial, ley número7764, del 2 de abril de 1998 y publicado en el Diario Oficial La Gaceta el 22 de mayo de ese mismo año. Entró en vigencia el 22 de noviembre de 1998.
• Reglamento para la presentación de Índices. Nº 33398-C con las reformas del decreto Ejecutivo Nº 36246-C, publicadoel 22 de noviembre de 2010
• La Ley de Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional Nº 5574, publicada en La Gaceta el 6 de setiembre de 1974 y sus reformas
• La Ley de Creación del Timbre del Archivo Nacional Nº 43, publicado en La Gaceta el 21 de diciembre de 1934 y sus reformas
• La Ley sobre Microfilmación de Documentos Nº 4273, publicado en La Gaceta el 6 de...
En el ejercicio del notariado en Costa Rica, el Archivo Notarial se convierte en una institución que juega un papel importante y actual, toda vez que, conforme lo estable la legislación vigente –tanto el Código Notarial, como la archivística, la Ley del Sistema Nacional de Archivos- es el responsable de reunir, organizar, conservar y facilitar los índices y protocolosnotariales y consulares desde el año 1900.
Desde la creación del Archivo Nacional vamos a encontrar en los diferentes organigramas de la institución la existencia de un área responsable de la documentación notarial. Así podemos mencionar:
• En los años de 1881 a 1982 se denominaba: “ Sección Jurídica”
• De 1982 a 1990 encontramos una sección dependiente de la Subdirección denominada “ProtocolosNotariales Actuales”
• En los años 1990 a 1998 pasa de sección a “Departamento Archivo Notarial”, con tres secciones: Índices Notariales,
Reproducciones Notariales y Atención al Público.
A partir de 1998 su denominación es igual, pero en aras de una estructura más plana que facilite la organización y control desaparecen las tres secciones.
El Archivo Notarial es un departamento del ArchivoNacional de Costa Rica, institución desconcentrada del Ministerio de Cultura Juventud y Deportes –según lo establece el artículo 11 de Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos- y cuya misión es la de ser la entidad que reúne, conserva, organiza y facilita los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que constituyen el Patrimonio Documental de la Nación, así como ser laentidad rectora del Sistema Nacional de Archivos.
Cabe señalar que actualmente la nomenclatura de “Archivo Notarial” obedece en toda su expresión a las funciones que realiza como archivo, es decir, la función de reunir, organizar, conservar y facilitar los documentos originales notariales.
En cuanto a la dependencia jerárquica del Archivo Notarial lo es la Dirección General del ArchivoNacional, mantiene estrecha relación a lo interno de la institución con otros departamentos, especialmente con el Departamento de Conservación, en donde se microfilman, encuadernan y restauran los protocolos notariales y el Departamento de Cómputo que ofrece todo el soporte en cuanto a equipamiento y sistemas informáticos.
A lo externo de la institución tiene estrecha relación con el Consejo SuperiorNotarial, órgano encargado de organizar el notariado costarricense y donde la Junta Administrativa del Archivo Nocional tiene un representante; con el Colegio de Abogados; con los diferentes registros del Registro Nacional, Juzgado Notarial y despachos judiciales en general.
En este Departamento encontramos funcionarios altamente capacitados para realizar las funciones encomendadas en la ley y quese encuentran comprometidos con el cumplimiento de los servicios que se prestan a los usuarios, resguardando de manera eficiente y eficaz la documentación notarial.
Marco jurídico
El marco jurídico que regula la actividad del Archivo Notarial está constituido por:
• La Ley del Sistema Nacional de A rchivo Nº 7202, publicada en el Diario Oficial La Gaceta el 24 de octubre de 1990;el Código Notarial Ley Nº 7764, publicada en la Gaceta el 22 de mayo de 1998 y sus reformas.
• El Código Notarial, ley número7764, del 2 de abril de 1998 y publicado en el Diario Oficial La Gaceta el 22 de mayo de ese mismo año. Entró en vigencia el 22 de noviembre de 1998.
• Reglamento para la presentación de Índices. Nº 33398-C con las reformas del decreto Ejecutivo Nº 36246-C, publicadoel 22 de noviembre de 2010
• La Ley de Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional Nº 5574, publicada en La Gaceta el 6 de setiembre de 1974 y sus reformas
• La Ley de Creación del Timbre del Archivo Nacional Nº 43, publicado en La Gaceta el 21 de diciembre de 1934 y sus reformas
• La Ley sobre Microfilmación de Documentos Nº 4273, publicado en La Gaceta el 6 de...
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