Archivo Numerico, Alfabetico, Etc

En el sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un número y todo los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese número.
Se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el número asignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o documento.
A pesar de serindirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente en las siguientes circunstancias:
1. En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de casos determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos pero indefinidos y que requieren referencia extensiva y permanente.
2. En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de unnombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a una actividad que no se relaciona precisamente con nombres de personas. Es, por lo tanto, más eficiente, clasificar los documentos en dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañías de seguros usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los asegurados. En situaciones confidenciales, por ejemplo, sepueden ocultar los nombres de personas mediante el uso de títulos numéricos.
8.1 Organización del archivo bajo el sistema numérico. En la organización del sistema de archivo numérico, se pueden distinguir tres secciones o partes fundamentales:
1. El archivo principal o sección numérica.
2. El archivo misceláneo o alfabético.
3. El tarjetero auxiliar o índice.
Analizaremos las tressecciones de que se compone el sistema:
8.1.1 El archivo principal o sección numérica:
8.1.1.1 Caracteristica: Esta sección del archivo corresponde exclusivamente al archivo de los documentos de corresponsales activos.
Por lo tanto, las carpetas numéricas que se utilizan en esta sección son consideradas carpetas individuales, es decir, para el archivo de documentos relacionados con una solapersona.
8.1.1.2 Materiales: Se utilizan guías y carpetas numéricas.
Guías: Son las que indican las distintas divisiones numéricas del archivo y poseen en forma escalonada las 5 posiciones en que se encuentran divididas las pestañas de las mismas.
Carpetas: Las carpetas numéricas se asignan a los corresponsales activos. Las pestañas de estas carpetas son de un tipo especial llamado "pestaña corrida",que ocupa toda la extensión de la carpeta.
8.1.1.3 Ordenamiento de los documentos : Como esta sección esta destinada a los corresponsales activos, los documentos dentro de las carpetas numéricas deben ordenarse de acuerdo con la fecha, colocando siempre delante el documento de fecha más reciente.
8.1.1.4 Procedimiento para numerar las carpetas: La numeración de las carpetas debe hacerse en formaprogresiva, pudiendo tomarse como punto de partida cualquier número, con la condición de que se observe un orden lógico a partir de dicho número. Para la asignación de los números se debe considerar el orden de llegada de los documentos correspondientes a los corresponsables activos, sin tener en cuenta el orden alfabético de sus nombres.
NOTA: Cuando una carpeta ya tiene la cantidad máxima depapeles que puede contener, puede subdividírsela usando otra, que debe llevar números auxiliares que ayuden a identificarla. Por ejemplo si la carpeta nr. 123 se divide tendría esa división el nr. 123.1 y si necesita otra división el nr. 123.2 sucesivamente. Todas estas carpetas deben ir detrás del número principal que fue dividido.
8.1.2 El archivo misceláneo o sección alfabética.
8.1.2.1Característica: Como su nombre lo indica está compuesta de guías y carpetas que siguen el orden del alfabeto y está destinado a los documentos menos importantes. No se le debe asignar un número y un sitio en el archivo principal numérico a un corresponsal o asunto hasta que se haya acumulado suficiente material.
8.1.2.2 Materiales: Se utilizan guías y carpetas alfabéticas.
Guías: Las pestañas de las...