Archivo Numerico

Archivo Numérico.
Sistema mediante el cual asignamos una numeración a los expedientes a medida que se vayan abriendo para ordenarlos de forma codificada, progresiva y cronológica; esta numeración es asignada por los corresponsales o encargados del archivo, ya que es uno de los más recomendables a la hora de archivar documentos.
Esta numeración se puede tomar directamente del documento en elcaso de: Carnet, C.I., Tarjetas de Crédito, Recibos, Facturas o sencillamente asignándole un número ya sea: Número y Nombre del documento o Número y fecha. Es uno de los sistemas más efectivos y cómodos por su forma de Sistema Indirecto ya que consta de un sistema de Catalogo Auxiliar o Índice de Tarjetas para poder localizar rápidamente el documento.
Organización del Archivo Numérico.
Laorganización del archivo numérico consta de 3 partes:
a) Archivo Principal
b) Misceláneo o Temporal
c) Catalogo auxiliar o Índice de Tarjetas

a) Archivo Principal: Está constituido por guías y carpetas individuales, identificadas con el número que se le asignó en el registro numérico. Estos números pueden ser de 10 en 10, de 100 en 100, o de 1000 en 1000 dependiendo del volumen de correspondenciaque tenga la empresa. Dentro de cada carpeta los documentos se ordenan cronológicamente ya sea por fecha, por número de correspondencia o alfabéticamente. Cuando un expediente o carpeta se llena se puede subdividir y la mitad se coloca en una nueva carpeta que estará identificada con el mismo encabezado y un número auxiliar ejm: 506 y se subdivide en 506-2.

b) Misceláneo o Temporal: Éstecontiene guías y expedientes que llevan encabezamiento alfabético. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo principal. Cada documento dentro del archivo o carpeta misceláneo debe codificarse con una “M” en el extremo derecho, cuando se acumulan un número máximo de 5 documentos de un mismo corresponsal se le asignaráun número y carpeta para ser guardado en el archivo principal.

c) Catalogo Auxiliar o Índice de Tarjetas: Este tipo de catalogo se ordena igual en forma alfabética, contiene solamente tarjetas, cada una de ellas con el nombre del corresponsal y con el número si este se encuentre en el archivo principal; y si aún permanece en el Misceláneo la tarjeta estará identificada con su nombre y una “M”para identificarlo y saber exactamente donde está.
Como Aplicar el Método Númerico.
Este método de archivo se puede aplicar en distintas instituciones, empresas y organismos tales como:
a. Empresas Financieras: Por número de Cuenta o Tarjetas
b. Empresas Grandes: Ya que se produce mucha documentación y sus archivos crecen vertiginosamente.
c. Hospitales y Clínicas: Para mantener sushistoriales médicos
d. Instituciones Públicas: Como el caso del registro Civil para llevar el control de los nacimientos, matrimonios, CI, defunciones, afines.
e. Empresas de Seguro: Para ordenar los Números correspondientes a pólizas

Procedimiento para Archivar Numéricamente.
a) Inspecciona el documento a archivar: Este paso consiste en verificar si el documento está listo para ser archivado, esdecir si por el momento no va a ser utilizado para cualquier trámite.
b) Clasifica y Codifica el Documento: Consiste en clasificar el tipo de documento y el código o numero asignar, de acuerdo al que se utilice en la unidad. Hay que acotar que la numeración de las carpetas debe hacerse en forma progresiva, pudiendo tomarse como punto de partida cualquier número, con la condición de que se observeun orden lógico a partir de dicho número. Por ejemplo: en el ámbito jurídico se archiva bajo número de expediente de cada caso. Si el Nro. De caso está registrado bajo el código 150 y este mismo caso tiene más documentos asociados se archiva bajo el Nro. 150.1 y todas las carpetas deben ir detrás del número principal que fue dividido.
c) Anexa a la Tabla de Distribución: En este paso se realiza...