Archivo objetivos

OBJETIVO GENERAL:
Normalizar e Implementar el Programa de Gestión Documental del convenio.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Dar a conocer los lineamientos y directrices establecidas por elDNP en desarrollo del Programa de Gestión Documental, Vs Orfeo, Gestión de Calidad y MECI, con el fin de implementarlos en los procesos de Producción, Trámite y Distribución de los documentosque se producen en desarrollo de las IAF.

Establecer el proceso para la Recepción, Entrega y Consulta de la Información por parte de la IAF.

Determinar la responsabilidad en laOrganización, Conservación y Disposición final de toda la documentación producida por la IAF. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan en forma separadadel conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo al trámite de cada asunto. Ejemplos:

Actas: Comité financiero, Comité Capacitación, Actas de Junta.
Contratos:Arrendamiento, construcciones, prestación de servicios, de asesoramiento, interventoria
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:

Orden al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos)los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
DEFINICIONES:

CLASIFICACIÓN:se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental, de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

ORDENACIÓN: Ubicación física de los documentosdentro de las respectivas series en el orden previamente acordado, tanto en el expediente en soporte papel como en soporte electrónico.

DESCRIPCIÓN:. Es el proceso de análisis de losdocumentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación