ARCHIVO PERMANENTE

ARCHIVO PERMANENTE

Teniendo en cuenta que durante la auditoria se obtienen evidencias relacionadas principalmente con aspectos legales, societarios y financieros que constituyen la base de información para la planificación del examen y serán utilizadas en años sucesivos, sería conveniente archivarlas en un legajo que puede denominarse Permanente.

La información incluida en este archivo pierdevigencia a medida que transcurren los años. Por ello, debe ser constatada periódicamente y los asuntos que dejen de ser aplicables deben ser incorporados al archivo corriente del año anterior.

CONTENIDO

A continuación se mencionan las partidas que deberían incluirse en este legajo:

 Aspectos legales y societarios

Acta de constitución de la empresa
Estatutos y modificaciones
Títulos depropiedad
Contratos importantes de alquiler de bienes muebles e inmuebles
Principales contratos comerciales

 Aspectos financieros

Presupuestos y Planes de Acción de Mediano y Largo Plazo
Acuerdos de préstamos a largo plazo
Líneas de crédito

 Informes de Auditoria emitidos y observaciones pendientes de ejercicios anteriores

 Copias de Programas de Trabajo

Se archivarán copias de los programasde trabajo que se utilizaron en el trabajo corriente y servirán de base para los siguientes exámenes. En algunos casos sólo se archivarán copias de programas en el archivo de planificación.

 Revisión de libros oficiales

Se deberá preparar una cédula detallándose los libros oficiales que debe mantener el área examinada, incluyéndose los siguientes datos: fecha de legalización, número delúltimo folio usado y fecha del último registro.


 Otros.

Correspondencia importante con el cliente y memoranda de interés permanente
Actas de reuniones de accionistas, directorio, comité de auditoria, etc., de interés permanente (pueden archivarse extractos de las mismas)
Disposiciones impositivas importantes
Copias de informes especiales


Parte de la documentación archivada en este legajo estárelacionada con información estrictamente confidencial; el contenido de ciertos documentos legales no debe ser tratado con ningún empleado del cliente que no sea el especialmente designado al efecto.

Por lo tanto, este archivo debe ser cuidadosamente controlado en lo que respecta a su traslado, seguridad y consulta.

Cuando se prepare información para los archivos se puede optar por obtener copiasde los documentos o resumirlos.

La obtención de copias resulta más rápida que realizar resúmenes, pero de esta manera se acumulan papeles innecesarios. Los resúmenes pueden ayudar a concentrar la atención en cuestiones importantes pero requieren tiempo y existe el riesgo que la información sea omitida inapropiada mente transcripta. La decisión depende de los factores por los cuales se examinael documento y de la experiencia del personal involucrado

Si los resúmenes o copias se realizan de copias de documentos importantes, deberán analizarse los originales para asegurarse que la copia se ajusta a ellos.

Al copiar documentos se pueden introducir modificaciones sin que éstas sean detectadas.

De la misma manera, cuando se usa una fotocopia o se toma un extracto de una copiapreliminar, ésta última debe ser comparada con el documento original definido para evitar el error que, debido a su carácter permanente, pueda afectar la auditoria ene le futuro.










Archivo Permanente
























ARCHIVO CORRIENTE

Durante la etapa de ejecución de la auditoria se llevarán a cabo los procedimientos programados. Es fundamental que estas pruebas, juntamente con lasevidencias obtenidas y las respectivas conclusiones, sean documentadas en lo que se denomina Legajo Corriente.

En general, este legajo estará dividido en secciones basadas fundamentalmente en los componentes de los estados contables de la empresa y referenciadas según el orden de los títulos del balance e incluyendo en cada sección pruebas sobre dichos componentes y otras operaciones relacionadas....