archivo por asunto

SISTEMA ALFABÉTICO POR ASUNTOS-CONCEPTO.
CONCEPTO
Es el ordenamiento de los documentos por el tema o asunto que trata, es decir los archivo se archivan según su contenido
A la clasificación de losdocumentos por la selección del tema tratado obedece el sistema alfabético por asuntos, temático o ideológico. El nombre de la persona o razón social no se considera al organizar los documentos.
Enconclusión, el archivo por asuntos tiene como fundamento captar la esencia del documento y decidir el vocablo apropiado. Para ello es necesario conocer bien el tema central y del documento ycomprenderlo, conocer la organización de la empresa y conocer e imaginar las necesidades potenciales del usuario.
2.1. USOS
 Instituciones científicas, para archivar la información de los estudios yproyectos que están adelantando.
 Colegios, escuelas, academias, universidades y todo tipo de instituciones docentes, para su material didáctico.
 Galerías de arte, museos, bibliotecas, que por sunaturaleza requieren la identificación archivística por grupos.
 Agentes de compras, fabricantes y todas las empresas, donde el interés se enfoca en el conjunto.
2.2. CLASES DE ARCHIVOPOR ASUNTO:
Estilo diccionario.
 Estilo enciclopedia.
ESTILO DICCIONARIO O DIRECTO.
No representa división alguna de temas.
Estos están ordenados en secuencia alfabética como las palabras de un diccionario.Se usa en la pequeña empresa y en otras actividades donde se justifique la división de los temas; un ejemplo es la lista de las clases de negocios en la sección clasificada de las páginas amarillasde un directorio telefónico.
Su organización es muy simple:
 Guía alfabética: para indicar el orden alfabético del grupo.
 Carpetas individuales: en estricto orden alfabético por asuntos.ESTILO ENCICLOPEDIA.
Este estilo tiene un número reducido de asuntos principales y varias divisiones y subdivisiones. Los asuntos principales, sus divisiones y subdivisiones siguen un...