Archivo Por Asuntos

Sistema de Archivo por Asuntos
El archivo por asunto es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañías y lugares.
Los archivos por asuntos seestablecen por guías y carpetas, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia o de tarjetas alfabéticos.
Por ejemplo, los principales encabezamientos de un archivo por asunto en unatienda de muebles podrían ser Aparatos de uso doméstico, Muebles de alcoba, Muebles de comedor, Muebles de Sala, Muebles de Terraza, Tapetes. Los encabezamientos principales en parte de un archivo deasuntos de una compañía de seguros podrían ser Cambios, Cobros, Costos, Seguros contra choque, Seguro contra todo riesgo. En los archivos de una firma comercial pequeña los encabezamientos por asuntosa menudo se mezclan con los encabezamientos por nombre. De ahí que un taller de reparación de radios pudieran tener en una gaveta de archivo carpetas con estos encabezamientos: Compañía desuministros electrónicos (nombre de compañía), Pruebas electrónicas (asunto) y Toshiba, partes y repuestos (nombres de una compañía). Los departamentos de numerosas empresas comerciales grandes mantienenarchivos alfabéticos y por asunto separados. Por ejemplo, una firma comercial grande tiene un departamento de contabilidad en el cual las cuentas están organizadas alfabéticamente por nombres de losclientes. El mismo departamento mantiene otro archivo que contiene encabezamientos tales como: Abonos, Acumulaciones, Ajustes y Asignaciones.
CUANTO SU UTILIZA EL ARCHIVO POR ASUNTO
Algunos registros,tales como la tarjeta de inventario, se prestan en sí mismas para ser organizados por asuntos por que se refieren principalmente a artículos. Otros documentos, entre los cuales las pólizas de seguro sonun buen ejemplo, pueden ser archivados por nombres, número o materia. Aun otros tales como los cheques, de ninguna manera se pueden ordenar con base a una materia, porque no se refieren a un asunto...