archivo proteccion de datos y firma electronica

Unidad

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Archivo, protección de datos
y firma electrónica

En esta unidad aprenderemos a:
• Diferenciar los distintos tipos de archivo y
sus funciones.
• Utilizar los diferentes sistemas y mecanismos de ordenación.
• Distinguir los aspectos más importantes
de la Ley Orgánica de Protección de Datos
de Carácter Personal (LOPD).
• Valorar la importancia de la correctaaplicación de la LOPD.
• Aplicar en el entorno empresarial la firma
electrónica, los certificados electrónicos y
el DNI electrónico (DNIe).

Y estudiaremos:
• El archivo, sus funciones y los sistemas
más utilizados.
• La Ley Orgánica de Protección de Datos
de Carácter Personal y su aplicación.
• El certificado electrónico, la firma electrónica y el DNI electrónico.

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Archivo,protección de datos y firma electrónica

1. El archivo
El volumen de información y de documentos que llegan a las empresas cada vez es mayor. Independientemente de su tamaño o actualidad, se reciben, crean, tramitan y procesan grandes
cantidades de documentos y proyectos. Los datos y la información contenidos en ellos deben
ser guardados correctamente.
De esta forma, cuando los necesitemos,sabremos dónde encontrarlos. A este proceso es a lo
que denominamos archivar.
Un archivo es el conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución, etc., produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.

1.1. Utilidad del archivo
Archivar correctamente es importante porque va asociado a rapidez de búsqueda, productividad, rendimiento, eficacia y competitividad. Laempresa depende en gran medida de la
gestión de la información y los datos; organizar adecuadamente sus archivos le puede reportar
grandes beneficios y ventajas competitivas.
Para realizar esta labor con rapidez es importante adquirir algunos conocimientos teóricos y
prácticos, ideas sencillas que puedan aplicarse rápidamente en la mayoría de nuestras situaciones cotidianas. En consecuencia,debemos tener un sistema adecuado para su selección,
ordenación y protección, y que además nos permita archivar los documentos en soportes
informáticos.
El archivo ha de ser tan sencillo de manejar que cualquier persona que necesite la información depositada en él pueda encontrarla rápidamente y de una forma simple.

Importancia de la información
Si empleamos un minuto en guardar
correctamente undocumento,
ahorraremos horas de búsqueda en el
futuro. Estos gestos nos convierten en
empleados más eficientes.

No toda la información que se recibe en una empresa debe ser almacenada o guardada.
Debemos ser selectivos y capaces de pasar un primer filtro al recibir un determinado correo
electrónico, carta o documento, saber distinguir lo que es útil de lo poco relevante; encaminado sobretodo a evitar la acumulación de documentación innecesaria que más tarde pueda
dificultar la labor, y a economizar espacio. Existen instrumentos que me pueden ayudar a ello,
tales como agendas, blocs de notas, tablones de anuncios, etc.

Caso práctico 1

Recepción de documentación

Solución:

Malena trabaja en la recepción de la empresa Transport.es.
Acaba de recibir por correo postal ladocumentación siguiente:

1. La factura del proveedor deberá transferirla sin demora al
departamento de Contabilidad para que la procese y archive.

1. La factura de un proveedor.
2. Una hoja con publicidad de seguros de automóvil.
3. Una invitación al gerente de la empresa para una conferencia de un experto del sector del transporte.
¿Qué debería hacer Malena con cada uno de estosdocumentos?
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2. La hoja con publicidad puede tirarla si no va destinada a
una persona en concreto.
3. En cuanto a la invitación, si no es necesario presentarla
para ir a la conferencia, puede anotar la fecha, hora y lugar
en la agenda y tirar la invitación.

Archivo, protección de datos y firma electrónica

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Para clasificar como útil un documento hemos de seguir unas pautas....