Archivo i

ARCHIVO I
CLASE I Y 2
• Conceptos generales
• Historia
• Observaciones
CLASE 3

• Materiales y muebles utilizados para el archivo

CLASE 4

• Microfilmación, conceptos, administración de archivos y procedimientos para archivar.

ESTILOS DE ARCHIVOS


Archivo Vertical Archivo horizontal

CLASES DE ARCHIVO CLASES DE ARCHIVO
• AlfabéticosMuerto : Min 5 años, Max 20 años
• Numéricos Semiactivo : 3 meses, 6 meses, 1 año
• Alfanuméricos Activa : a diario
• Por asunto
• Por profesión => Lo que tenga titulo
• Geográfico
• Por apellido simple
• Por apellido compuesto

LA CORRESPONDENCIA: La recibo, separo, selecciono y organizo, marco y relaciono en libro correspondencia recibida, entrego y hagofirmar.
 

20 de Julio de 2010


Banco del Sur
Calle 10 n° 15-13
Bogotá

Sr. CESAR CASTRO
Director de Fondos de inversión


Estimado señor:

Por medio de la siguiente carta de reclamo, quisiera hacer constar mi insatisfacción con respecto al trato obtenido en su sucursal, por parte del operario señor Francisco García que amablemente nos atendió en un principio,hasta que la conversación tomó otro rumbo, que finalizo con una agresión a mi señora esposa.
No hemos realizado ninguna denuncia en la policía y preferimos que este lamentable suceso se arregle por la vía amistosa. Sin embargo le transmito mi más profundo malestar por lo sucedido y le aplazo una reunión con usted y con el señor Francisco presente para que arreglemos todo de una forma civilizada.Sin otro cometido, se despide atentamente

JUAN MANUEL CAICEDO
(Firma)

 
QUE ES EL ARCHIVO?
El diccionario de terminología archivista del consejo nacional de archivos lo define con 3 acepciones:
1. Conjunto de documentos sean cual sea su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o privado en elejercicio de su actividad, y son ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para su propia necesidad, ya transmitida a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación, y servicio de los documentos.
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.
Unarchivo en uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, acumulados en un soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o una institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservadores, respetándolo aquel orden , para seguir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para losciudadanos o para servir de fuente la historia.
En todas las definiciones se distinguen elementos comunes. El archivo está formado por documentos de cualquier naturaleza y en cualquier soporte emitido por personas físicas o jurídicas en el ejercicio de su actividad para cubrir necesidades administrativas para después convertir en fuentes de información, investigación y difusión, ordenados según fueroncreados.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS

Las principales de esta estructura son:
• Independencia de las informaciones respecto de los programas
• La Información almacenada es permanente
• Un archivo puede ser ascendido por distintos programas en distintos momentos
• Gran capacidad de almacenamiento

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se clasifican según su uso en 3 grupos:
1. PERMANENTESO MAESTROS: Contienen información que varía poco, en algunas cosas es preciso actualizarlos periódicamente.
2. DE MOVIMIENTO: Se acercan para actuar los archivos maestros, sus registros son de 3 tipos:

A. Alta
B. Baja
C. Modificaciones
3. DE MANIOBRA O TRABAJO: Tienen una vida limitada, normal / menor que la duración de la ejecución de un programa. Se utiliza como auxiliares de los...