Archivo y Control de Documentos

TÉRMINOS PARA DEFINIR:
Administración de documentos – es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con:
la creación de los documentos ,
asícomo su mantenimiento,
conservación temporera,
localización,
protección,
control,
uso y disposición o conservación permanente.
Archivar - es el arte de conservar en orden, debidamente agrupadosy protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, firma o asunto.
Archivo - se refiere a la conservación de documentos en diferentes medios y áreas de tal forma que se facilite el acceso ala información.
Ciclo de un documento –
Creación o recibo
Distribución
Archivo
Protección
Localización y uso
Transferencia
Disposición
Documento – es cualquier clase de dato oinformación contenida en diferentes medios y que puede estar en forma oral, escrita o visual.
Expediente – es un conjunto de todos los documentos correspondiente a un individuo, asunto o negocio.Microfilmación – es un nuevo tipo para la organización de los archivos. Es un medio fotográfico de retener la información de los documentos. Se fotografían, luego se revelan para que sirvan de registropermanente.
Sistema de Archivo –
Alfabético – se rotulan con nombres de individuos o instituciones.
Por asunto – los rótulos corresponden a los nombre de los temas.
Numérico – corresponde al númeroasignado a un individuo, organización o asunto.
Geográfico – indica los nombres de las localidades y luego el nombre del corresponsal.
Sistema de archivo electrónico – se procesa, maneja, conserva ycomunica la información, de forma lógica, por medio de maquinas electrónicas o computadoras.
Sistema de archivo manual – consiste de un conjunto de principios, reglas y procedimientos que se siguenen la clasificación, uso, manejo y conservación de acuerdo con un plan establecido.
Transferencias – es el traspaso de documentos de archivos activos a archivos semiactivos o inactivos para hacer...